Kaip geriau valdyti klientų dokumentus, apskaitos operacijas, uždarymą, auditą, ataskaitas, terminus ir paslaugų pelningumą
Didžiausią rezultatą sukuria ne atskiras dokumentų nuskaitymo įrankis, o visas valdomas procesas, kuriame automatizacija sumažina rutiną, bet profesinis sprendimas ir atsakomybė išlieka specialistui.
Veiklos sritis apima skirtingo pobūdžio paslaugas, tačiau jas sieja dokumentų gavimas, operacijų registravimas, suderinimas, laikotarpio uždarymas, ataskaitų rengimas ir audito procedūros. Vertė kuriama per kompetenciją, patikimus duomenis, nuoseklų vykdymą, kokybės kontrolę ir aiškų klientui perduodamą rezultatą.
Dokumentai ir operacijos pasikartoja, tačiau turi daug išimčių, todėl automatizavimas turi derinti taisykles ir specialisto peržiūrą.
Vėluojantis dokumentas, suderinimas ar deklaracija gali paveikti ataskaitas, mokesčius ir kliento sprendimus.
Kiekvienas įrašas ir išvada turi būti susieti su patikimu dokumentu, taisykle, patvirtinimu ir audito istorija.
Skiriasi dokumentų šaltiniai, sąskaitų planai, sistemų brandumas, patvirtinimų taisyklės ir ataskaitų poreikis.
Apskaitos ir audito paslaugose bazinis dokumentų bei duomenų apdorojimas sparčiai automatizuojamas. Konkurencinė vertė persikelia į patikimą kontrolę, greitą uždarymą, finansinių duomenų paaiškinimą, profesinį vertinimą ir gebėjimą klientui laiku pateikti sprendimams tinkamą informaciją.
Įvertinami procesai, sistemos, terminai, rizikos, atsakomybės ir paslaugos ribos.
Klientas pateikia dokumentus, operacijas, paaiškinimus ir kitą periodui reikalingą informaciją.
Duomenys klasifikuojami, perduodami į apskaitą, tikrinami pagal taisykles ir nukreipiamos išimtys.
Tikrinamos sąskaitos, likučiai, tarpusavio operacijos, mokesčiai ir neužbaigtos užduotys.
Atsakingas specialistas patvirtina rezultatus, parengia ataskaitas ir paaiškina reikšmingus nukrypimus.
Saugomi įrodymai, vertinamas paslaugos pelningumas ir planuojami kiti darbai.
Klientų dokumentai, sąskaitos, sutartys, apskaitos įrašai, suderinimai, kontrolės įrodymai, ataskaitos ir terminai bei užduotys neturi vieno valdomo proceso.
Veikia dalis pagrindinių sistemų, tačiau dokumentų gavimas, operacijų registravimas, suderinimas, laikotarpio uždarymas, ataskaitų rengimas ir audito procedūros lieka suskaidytas.
Svarbiausios operacijos registruojamos sistemose, tačiau duomenys, išimtys ir klientų bendradarbiavimas dar dažnai perduodami rankiniu būdu.
Vienas pasirinktas paslaugos scenarijus nuo kliento poreikio iki rezultato, kokybės ir finansų valdomas nuosekliai.
Pagrindiniai procesai ir sistemos integruoti, rodikliai naudojami pajėgumui, kokybei, terminams ir pelningumui valdyti.
Prognozės, DI ir automatizuotos taisyklės padeda priimti sprendimus, išlaikant aiškią žmogaus kontrolę, atsekamumą ir atsakomybę.
Šioje veiklos srityje skaitmenizacijos potencialas labai aukštas, nes didelę darbo dalį sudaro pasikartojantis dokumentų, operacijų, suderinimų, kontrolės ir ataskaitų apdorojimas.
Dažniausia problema nėra apskaitos sistemos nebuvimas. Informacija iki jos ir po jos vis dar juda el. paštu, failais ir rankiniais patvirtinimais, todėl specialistai tampa tarpininkais tarp kliento dokumentų, apskaitos įrašų, terminų ir audito įrodymų.
Pirmiausia verta pasirinkti vieną dažną procesą, pavyzdžiui, pirkimo sąskaitų apdorojimą arba mėnesio uždarymą, ir sujungti dokumentų gavimą, tikrinimą, išimtis, patvirtinimus bei būseną klientui.
