Kaip geriau valdyti klientų dokumentus, apskaitos operacijas, uždarymą, auditą, ataskaitas, terminus ir paslaugų pelningumą
Didžiausią rezultatą sukuria ne atskiras dokumentų nuskaitymo įrankis, o visas valdomas procesas, kuriame automatizacija sumažina rutiną, bet profesinis sprendimas ir atsakomybė išlieka specialistui.
Veiklos sritis apima skirtingo pobūdžio paslaugas, tačiau jas sieja dokumentų gavimas, operacijų registravimas, suderinimas, laikotarpio uždarymas, ataskaitų rengimas ir audito procedūros. Vertė kuriama per kompetenciją, patikimus duomenis, nuoseklų vykdymą, kokybės kontrolę ir aiškų klientui perduodamą rezultatą.
Dokumentai ir operacijos pasikartoja, tačiau turi daug išimčių, todėl automatizavimas turi derinti taisykles ir specialisto peržiūrą.
Vėluojantis dokumentas, suderinimas ar deklaracija gali paveikti ataskaitas, mokesčius ir kliento sprendimus.
Kiekvienas įrašas ir išvada turi būti susieti su patikimu dokumentu, taisykle, patvirtinimu ir audito istorija.
Skiriasi dokumentų šaltiniai, sąskaitų planai, sistemų brandumas, patvirtinimų taisyklės ir ataskaitų poreikis.
Apskaitos ir audito paslaugose bazinis dokumentų bei duomenų apdorojimas sparčiai automatizuojamas. Konkurencinė vertė persikelia į patikimą kontrolę, greitą uždarymą, finansinių duomenų paaiškinimą, profesinį vertinimą ir gebėjimą klientui laiku pateikti sprendimams tinkamą informaciją.
Įvertinami procesai, sistemos, terminai, rizikos, atsakomybės ir paslaugos ribos.
Klientas pateikia dokumentus, operacijas, paaiškinimus ir kitą periodui reikalingą informaciją.
Duomenys klasifikuojami, perduodami į apskaitą, tikrinami pagal taisykles ir nukreipiamos išimtys.
Tikrinamos sąskaitos, likučiai, tarpusavio operacijos, mokesčiai ir neužbaigtos užduotys.
Atsakingas specialistas patvirtina rezultatus, parengia ataskaitas ir paaiškina reikšmingus nukrypimus.
Saugomi įrodymai, vertinamas paslaugos pelningumas ir planuojami kiti darbai.
Dokumentai, paaiškinimai, uždarymo užduotys ir audito įrodymai valdomi el. paštu, failais bei darbuotojų atmintimi.
Naudojama apskaitos sistema ir atskiri dokumentų įrankiai, tačiau klientų komunikacija bei išimtys lieka už pagrindinio proceso ribų.
Skaitmenizuoti dokumentų gavimo, registravimo ar audito etapai, bet jų būsenos, patvirtinimai ir terminai dar nesusieti.
Vienas dokumentų apdorojimo, uždarymo ar audito scenarijus valdomas nuo kliento pateikimo iki patvirtinto rezultato ir sąskaitos.
Pagrindiniai procesai integruoti, o pajėgumas, kokybė, terminai ir marža valdomi pagal nuolat atnaujinamus rodiklius.
Sistema prognozuoja išimtis, siūlo kontrolės veiksmus ir automatizuoja mažos rizikos užduotis, išlaikydama žmogaus patvirtinimą.
Šioje veiklos srityje skaitmenizacijos potencialas labai aukštas, nes didelę darbo dalį sudaro pasikartojantis dokumentų, operacijų, suderinimų, kontrolės ir ataskaitų apdorojimas.
Dažniausia problema nėra apskaitos sistemos nebuvimas. Informacija iki jos ir po jos vis dar juda el. paštu, failais ir rankiniais patvirtinimais, todėl specialistai tampa tarpininkais tarp kliento dokumentų, apskaitos įrašų, terminų ir audito įrodymų.
Pirmiausia verta įgyvendinti scenarijų „Vieno dokumentų apdorojimo scenarijaus skaitmenizavimas“. Tik patvirtinus realų naudojimą, kokybės kontrolę ir ekonominę naudą verta plėsti sprendimą kitoms paslaugoms, klientams ar pažangesniems DI scenarijams.
