Apskaitos patikrų ir ataskaitinio laikotarpio užbaigimo sistema
Buhalteris tikrina iš dokumentų perkeltus duomenis ir nesutampančius įrašus. Rengiant mėnesio ar metų ataskaitas matyti, kurie skirtumai išaiškinti ir kokių patikrų dar reikia.
Dokumentų duomenys klasifikuojami ir perkeliami į apskaitos sistemas rankiniu būdu, o išimtys neturi vienos valdymo eigos. Didėja klaidų ir taisymo sąnaudos, o specialistų laikas naudojamas ne analizei, bet duomenų administravimui.
Kaip veikia sprendimas
- Gauti dokumentą ir nustatyti, kuriam apskaitos laikotarpiui jis priklauso
- Išgauti duomenis bei patikrinti registravimo pasiūlymą
- Perduoti į apskaitą ir gauti įrašo rezultatą
- Sutikrinti operacijas, likučius ir paaiškinti skirtumą
- Atlikti taikomą peržiūrą bei tinkamai uždaryti laikotarpį
Pagrindinės problemos
- Apskaitos operacijos ir dokumentų duomenys perrašomi rankomis
- Suderinimai ir laikotarpio apskaitos užbaigimas valdomi fragmentuotai
Sprendimo funkcijos
Dokumento apdorojimas
Prie iš dokumento gautos reikšmės galima atverti jos vietą originale. Dublikatas tikrinamas pagal dokumento ir operacijos duomenis, nes failo pavadinimai gali skirtis.
Registravimo taisyklė
Kliento sąskaitų planas, laikotarpis ir mokesčių vertinimas taikomi pagal konkrečią taisyklę; neaiškus atvejis perduodamas specialistui.
Patikimas perdavimas
Apskaitos sistema grąžina įrašo identifikatorių arba klaidą. Nutrūkęs atsakymas nesukelia aklo pakartotinio įrašo.
Sutikrinimas
Šaltinio operacijos ir apskaitos likutis lyginami ta pačia apimtimi bei laiku. Skirtumas turi priežastį, atsakingą veiksmą ir tikrą korekcijos atsakymą.
Apskaitos laikotarpio patikra ir taisymai
Prieš baigiant mėnesio ar metų apskaitą tikrinami likę neatitikimai ir trūkstami dokumentai. Vėliau gautą dokumentą ar pataisą buhalteris priskiria tinkamam laikotarpiui, išsaugodamas atliktų pakeitimų istoriją.
Veiklos kontekstas
- Apskaitos operacijos ir dokumentų duomenys perrašomi rankomis
- Dokumentų duomenys klasifikuojami ir perkeliami į apskaitos sistemas rankiniu būdu, o išimtys neturi vienos valdymo eigos. Didėja klaidų ir taisymo sąnaudos, o specialistų laikas naudojamas ne analizei, bet duomenų administravimui.
- Suderinimai ir laikotarpio apskaitos užbaigimas valdomi fragmentuotai
- Sąskaitų, bankų, skolų, mokesčių ir kitų sričių suderinimai sekami atskirose lentelėse bei darbuotojų užrašuose. Neaišku, kurios užduotys dar nebaigtos, o reikšmingi nukrypimai pastebimi per vėlai.
- Klientas laiku gauna paaiškinamus apskaitos duomenis
- Įmonės vadovui svarbu žinoti, ar mėnesio duomenys jau patikrinti ir kas dar gali pasikeisti. Matomi dokumentų bei sutikrinimų trūkumai padeda buhalteriui atsakyti konkrečiai. Patikimesnė rengimo eiga palengvina kliento sprendimus ir paslaugos terminų derinimą.
Pagrindinės funkcijos
- Dokumento apdorojimas
- Registravimo taisyklė
- Patikimas perdavimas
- Sutikrinimas
- Apskaitos laikotarpio patikra ir taisymai
Pagrindinės integracijos
- Dokumentų ir banko šaltiniai
- Pirminis dokumentas, susijusi operacija ir jos apskaitos laikotarpis.
- Kliento apskaitos sistema
- Registruotas įrašas, likutis, korekcija ir laikotarpio būsena.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Registravimo išimties tvarkymo darbas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojo minutes palyginamo tipo išimčiai išspręsti, įtraukiant vėlesnį taisymą.
Neužbaigti sutikrinimo skirtumai
5–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% neatliktų veiksmų, kuriuos galima pastebėti pagal užduotis ir terminus. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 25-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti mėnesio ar metų apskaitos patikros metu likusius neišspręstus skirtumus pagal sutartus patikros kriterijus.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Apskaitos operacijos perkeliamos tarp sistemų rankiniu būdu.
- Rengiant mėnesio ataskaitas sunku paaiškinti nesutampančius duomenis ir sekti dar nebaigtas patikras.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Projektas skirtas apskaitos operacijų patikrai ir ataskaitinio laikotarpio užbaigimui. Jei įmonė teikia tik nepriklausomą auditą, kliento apskaitos vedimas į jos darbo eigą neįtraukiamas. Patikrų rezultatai ir korekcijos siejami su atsakinga apskaitos sistema.
Galima tolesnė plėtra
- Kiti operacijų srautai po jų taisyklių, išimčių ir apskaitos perdavimo patikros.