Verslo procesų automatizavimas
Analizuojame, kaip procesas vyksta šiandien, kur susidaro daugiausiai rankinio darbo, laukimo, pasikartojančių veiksmų ir klaidų rizikos.
Automatizavimo sprendimą grindžiame ne tuo, ką techniškai galima automatizuoti, o tuo, kur pokytis gali duoti didžiausią naudą verslui.
Automatizuoti verta ne kiekvieną procesą
Didelis rankinio darbo kiekis dar nereiškia, kad visą procesą reikia automatizuoti.
Pirmiausiai vertiname jo dažnumą, darbo sąnaudas, taisyklių aiškumą, išimčių kiekį, naudojamus duomenis ir tai, kaip procesas susijęs su kitomis veiklos dalimis.
Didžiausią potencialą dažniausiai turi procesai, kurie:
- Kartojasi dideliu mastu
- Reikalauja daug darbuotojų laiko
- Susideda iš aiškių, pasikartojančių veiksmų
- Apima duomenų perkėlimą tarp kelių sistemų
- Turi daug laukimo, derinimo ar patvirtinimo etapų
- Augant verslui reikalauja proporcingai didinti komandą
- Dėl rankinių veiksmų turi didesnę klaidų riziką
- Tiesiogiai veikia klientų ar partnerių aptarnavimo greitį
Kitais atvejais didesnę naudą gali duoti ne automatizacija, o proceso supaprastinimas, esamos sistemos pakeitimas ar aiškesnis atsakomybių paskirstymas.
Poveikio vertinimas
Viename procese gali būti dešimtys veiksmų, kuriuos techniškai įmanoma automatizuoti. Tačiau jų vertė verslui gali labai skirtis.
Todėl automatizavimo galimybes vertiname pagal tai, kokį poveikį jos gali turėti procesui ir visai veiklai.
Darbo sąnaudos
Kiek žmonių dalyvauja procese, kiek laiko jis užima ir kokią darbo dalį galima perduoti sistemai.
Proceso greitis
Kur atsiranda laukimas, papildomi perdavimai, derinimai ir kiti žingsniai, kurie ilgina užsakymo, aptarnavimo ar vidinio proceso trukmę.
Veiklos mastas
Ar augantis užsakymų, klientų, dokumentų ar kitų veiksmų kiekis šiandien reiškia būtinybę proporcingai didinti komandą.
Klaidos ir kontrolė
Kur rankinis duomenų įvedimas, informacijos trūkumas ar skirtingi darbo būdai sukuria klaidų, pakartotinio darbo ar kontrolės problemų.
Poveikis klientui
Kiek vidinio proceso efektyvumas veikia atsakymo laiką, užsakymo įvykdymą, paslaugos kokybę ar kitą klientui matomą rezultatą.
Pagal šiuos kriterijus išskiriame automatizavimo kryptis, kuriose investicija turi stipriausią įtaką.
Automatizavimą vertiname viso proceso kontekste
Jeigu vadybininkas gauna užsakymą el. paštu, suveda jį į vieną sistemą, patikrina informaciją kitoje, perskaičiuoja kainą, siunčia patvirtinimui ir paruošia dokumentą, vieno veiksmo automatizavimas pakeis tik nedidelę proceso dalį. Todėl vertiname visą jo eigą: nuo informacijos gavimo iki galutinio rezultato. Tai gali apimti:
Informacija automatiškai gaunama iš kliento, partnerio, dokumento ar kitos sistemos.
Sistema patikrina duomenis, pritaiko verslo taisykles, atlieka skaičiavimus ir nustato tolesnį veiksmą.
Reikalinga informacija perduodama į ERP, CRM, apskaitos, sandėlio ar kitas sistemas.
Automatiškai sukuriami dokumentai, pranešimai, užduotys ar kiti proceso rezultatai.
Atvejai, kuriems reikia vertinimo ar sprendimo, perduodami atsakingam darbuotojui kartu su visa reikalinga informacija.
Automatizacijos tikslas nėra pašalinti žmogų iš kiekvieno proceso žingsnio. Tikslas yra palikti žmogui tas vietas, kuriose jo sprendimas iš tikrųjų reikalingas.
Automatizavimo potencialą vertiname skaičiais
Automatizavimo projektas turi turėti aiškų ekonominį pagrindą.
Priklausomai nuo proceso, vertiname:
- Kiek veiksmų ar operacijų atliekama per mėnesį
- Kiek darbuotojų laiko sunaudojama vienai operacijai
- Kiek kainuoja dabartinis procesas
- Kokią jo dalį galima automatizuoti
- Kiek galima sutrumpinti proceso trukmę
- Kiek papildomo darbo galima atlikti nedidinant komandos
- Kokią įtaką turi klaidos, vėlavimai ar pakartotinis darbas
- Kokios investicijos reikia sprendimui įgyvendinti ir prižiūrėti
Taip galima palyginti skirtingas automatizavimo galimybes ir pirmiausiai investuoti ten, kur potencialus poveikis didžiausias. Kai rezultato negalima patikimai įvertinti finansine išraiška, naudojame kitus procesui svarbius rodiklius.
Apimtis
Nuo vieno proceso iki platesnės automatizavimo programos
Nebūtina pradėti nuo visos organizacijos procesų.
Dažnai racionaliausia pirmiausiai pasirinkti vieną procesą, kuriame aiškiai matomas potencialus poveikis ir rezultatą galima pakankamai greitai patikrinti.
Jį automatizavus atsiranda realių duomenų apie sutaupytą laiką, poveikį komandai ir įgyvendinimo sudėtingumą. Tuomet galima tiksliau prioritetizuoti kitas galimybes.
Didesnėse organizacijose automatizavimo potencialą galime vertinti plačiau, apimdami kelis procesus ar funkcijas ir sudarydami prioritetizuotą įgyvendinimo planą.
Dažniausiai užduodami klausimai
