Apskaitos ir audito klientų dokumentų savitarnos portalas
Klientas pateikia prašomus apskaitos ar audito dokumentus ir paaiškinimus. Komanda mato, ko trūksta, o klientas gauna specialisto atsakymą prie konkretaus prašymo.
Sąskaitos, sutartys, banko duomenys ir paaiškinimai gaunami el. paštu, bendrinamais katalogais, žinutėmis ar skirtingomis sistemomis. Darbuotojai nemato, kokių dokumentų trūksta, kartoja jų paiešką ir vėluoja parengti mėnesio ar metų ataskaitas.
Kaip veikia sprendimas
- Gauti konkrečios eigos informacijos poreikį
- Pateikti užklausą tinkamam kliento atstovui
- Priimti dokumentą ar atsakymą su versija
- Perduoti specialistui ir grąžinti tinkamumo atsakymą
- Užbaigti patikslinimą bei išlaikyti sprendimo istoriją
Pagrindinės problemos
- Klientų dokumentai ir paaiškinimai gaunami per daug kanalų
- Klientų klausimai, patvirtinimai ir sprendimai sunkiai atsekami
Sprendimo funkcijos
Konkretus poreikis
Užklausa nurodo laikotarpį, dokumentą ar klausimą bei atsakymo gavėją. Bendras failų aplankas nepakeičia trūkstamos informacijos sąrašo.
Kliento teisės
Darbo užmokesčio, vadovybės ir bendrų apskaitos dokumentų prieigos atskiriamos pagal tikrą įgaliojimą.
Pateikimas ir peržiūra
Įkeltas dokumentas žymimas gautu; specialisto priėmimas ar patikslinimas grįžta atskiru atsakymu.
Sprendimo reikšmė
Kliento atsakymas siejamas su konkrečiu klausimu ir dokumento versija. Bendras mygtukas neįrodo neriboto visų išvadų patvirtinimo.
Terminai ir atsakingi specialistai
Klientas mato dokumento pateikimo ar atsakymo terminą. Užklausą nagrinėja paskirtas specialistas, o kitu kanalu gautas atsakymas pridedamas prie to paties klausimo.
Veiklos kontekstas
- Klientų dokumentai ir paaiškinimai gaunami per daug kanalų
- Sąskaitos, sutartys, banko duomenys ir paaiškinimai gaunami el. paštu, bendrinamais katalogais, žinutėmis ar skirtingomis sistemomis. Darbuotojai nemato, kokių dokumentų trūksta, kartoja jų paiešką ir vėluoja parengti mėnesio ar metų ataskaitas.
- Klientų klausimai, patvirtinimai ir sprendimai sunkiai atsekami
- Komentarai, dokumentų patvirtinimai ir sprendimai keliauja el. paštu bei pokalbių programose. Sunku nustatyti, kas ir kada patvirtino informaciją, todėl daugėja aiškinimosi ir ginčų.
- Klientas supranta, kokio dokumento ir kodėl dar reikia
- Bendras prašymas atsiųsti dokumentus gali sukelti pakartotinių patikslinimų. Konkretūs pateikimai bei specialisto atsakymai leidžia klientui užbaigti jam skirtą veiksmą. Paslaugos komanda gali nuosekliau aptarnauti daugiau klientų, išlaikydama aiškią kiekvieno klausimo istoriją.
Pagrindinės funkcijos
- Konkretus poreikis
- Kliento teisės
- Pateikimas ir peržiūra
- Sprendimo reikšmė
- Terminai ir atsakingi specialistai
Pagrindinės integracijos
- Apskaitos, audito ar prievolės darbo eiga
- Tikras informacijos poreikis, kliento veiksmui skirtas terminas ir tinkamumo atsakymas.
- Kliento atstovavimo duomenys
- Konkretaus asmens prieigos bei sprendimo teisės.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Dokumentų koordinavimo darbas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbo minutes vienam palyginamam dokumentų rinkiniui surinkti ir patikslinti.
Neteisingai suprasti kliento atsakymai
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti atvejus, kuriuos teko iš naujo derinti dėl neaiškios atsakymo apimties ar ne tos dokumento versijos.
Neigiamų atsiliepimų apie dokumentų pateikimą apskaitai ar auditui dalis
5–20%Mažėja
Orientacinė prielaida: 20-40% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškiais apskaitos ar audito dokumentų prašymais. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie dokumentų pateikimą apskaitai ar auditui skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Klientams pakartotinai aiškinama, kokių dokumentų trūksta ir ar pateikti dokumentai tinkami.
- Dokumentai gaunami keliais kanalais, todėl sunku sekti papildymus ir atsakingo specialisto peržiūrą.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Dokumentų pateikimas ir peržiūra siejami su komandos naudojamomis apskaitos ar audito priemonėmis. Jei esamas saugus kanalas leidžia matyti trūkumus, papildymus ir peržiūros atsakymus, naudojamos jo galimybės. Naujas portalas pagrįstas trūkstamais kliento veiksmais ir integracijomis.
Galima tolesnė plėtra
- Kiti klientų dokumentų srautai po konkrečių gavėjų teisių ir vidinio atsakymo patikros.