Kuriame individualias užsakymų valdymo sistemas prekybos, gamybos ir paslaugų įmonėms.
Sistemą integruojame su jūsų naudojama apskaita, elektronine prekyba, sandėliu ir kitomis verslo programomis.
Automatizuojame užsakymų priėmimą, tikrinimą ir perdavimą vykdyti, kad komanda galėtų apdoroti daugiau užsakymų, mažiau laiko skirdama jų administravimui.
Iki patvirtinimo
Užsakymų valdymas pagal jūsų veiklos specifiką
Kol užsakymas dar nepatvirtintas, sprendžiama, ar jį apskritai galima vykdyti: ar informacija pilna, kokios sąlygos taikomos klientui ir kada prekės bus turimos.
Užsakymų priėmimas iš skirtingų kanalų
Sujungiame elektroninėse parduotuvėse, klientų portaluose, partnerių sistemose ir pardavimo komandos priimamus užsakymus. Prieš perduodant juos vykdyti patikrinami klientų duomenys, prekės, kiekiai ir kita būtina informacija. Neatitikimai pateikiami atsakingam darbuotojui patikslinti.
Individuali kainodara ir tvirtinimai
Sistemoje taikomi klientų kainoraščiai, sutartos nuolaidos, minimalūs užsakymo kiekiai ir atsiskaitymo sąlygos. Galima nustatyti, kuriems užsakymams reikalingas papildomas patvirtinimas, pavyzdžiui, viršijus kredito limitą ar turint pradelstų mokėjimų. Darbuotojai mato, dėl ko užsakymas sustabdytas ir kas gali leisti jį vykdyti.
Prekių prieinamumas ir pristatymo terminai
Prekių prieinamumas vertinamas pagal likučius, rezervacijas ir planuojamus tiekimus. Kai reikalingi duomenys pasiekiami, galima apskaičiuoti numatomą pristatymo terminą, pasirinkti tinkamą sandėlį arba atskirti prekes, kurių dar reikia sulaukti. Taip klientui pateikiamas terminas siejamas su realiomis užsakymo įvykdymo galimybėmis.
Po patvirtinimo
Kas vyksta patvirtinus užsakymą
Nuo šio momento užsakymas gyvena savo gyvenimą: keliauja pas vykdytojus, skyla į dalis, keičiasi ir turi būti matomas tiek komandai, tiek klientui.
Darbų paskirstymas ir dalinis vykdymas
Patvirtinti užsakymai perduodami sandėliui, gamybai ar paslaugą teikiančiai komandai. Vieną užsakymą galima vykdyti iš kelių vietų, pristatyti dalimis arba susieti su atskirais darbų etapais. Kiekvienai daliai fiksuojama būsena ir terminas, todėl matyti, kas jau atlikta ir kas dar laukia vykdymo.
Pakeitimai, atšaukimai ir grąžinimai
Keičiant patvirtintą užsakymą atsižvelgiama į tai, kas jau rezervuota, perduota vykdyti ar išsiųsta. Pagal nustatytas taisykles atnaujinami kiekiai, terminai ir susiję veiksmai. Išsaugoma pakeitimų istorija, o grąžinimai susiejami su pradiniu užsakymu.
Vykdymo kontrolė ir klientų informavimas
Komanda mato užsakymus, kuriems trūksta prekių, patvirtinimo ar kyla vėlavimo rizika. Klientams galima automatiškai siųsti patvirtinimus, vykdymo pranešimus ir dokumentus. Prireikus sukuriama savitarna, kurioje jie patys peržiūri užsakymo eigą ir ankstesnius pirkimus.
Integracijos
Sprendimas jungiasi prie to, kas jau veikia
Iš anksto suderiname, kur valdomi klientų duomenys, kainos ir likučiai, kur perduodami patvirtinti užsakymai ir iš kur gaunamos jų vykdymo būsenos.
Pavyzdžiui, kainodara ir apskaita gali likti ERP sistemoje, o individualus sprendimas perimti užsakymų priėmimą, tikrinimą bei paskirstymą.
Projektuodami integracijas numatome ir duomenų perdavimo sutrikimus: kaip aptinkami neperduoti užsakymai, kas apie juos informuojamas ir kaip atliekamas pakartotinis siuntimas, nesukuriant dublikatų.
Įmonės išteklių planavimo sistema (ERP)
Apskaita
Elektroninės parduotuvės
Sandėlio programos
Gamybos programos
Galimos integracijos su „Rivile“, „Finvalda“, „Microsoft Dynamics“, SAP ir kitomis jūsų naudojamomis sistemomis. Konkrečias galimybes patikriname planuodami projektą.
Kaip dirbame
Projekto apimtis ir diegimas
Įvertiname procesą ir turimų sistemų galimybes
Kartu su jūsų komanda peržiūrime realius užsakymus, klientams taikomas sąlygas ir dažniausiai pasitaikančius pakeitimus. Patikriname, ką jau galima atlikti turimose sistemose, kokių integracijų trūksta ir kurią proceso dalį verta kurti individualiai. Pagal tai parengiame darbų apimtį, biudžetą ir įgyvendinimo etapus.
Išbandome kasdienį darbą ir sudėtingesnius atvejus
Su būsimos sistemos naudotojais tikriname užsakymų priėmimą, tvirtinimą, dalinį vykdymą, pakeitimus ir atšaukimus. Atskirai išbandome duomenų perdavimą tarp sistemų ir darbą su numatoma didžiausia užsakymų apkrova.
Suplanuojame paleidimą
Įvertiname, kaip bus perkelti duomenys, kur bus užbaigti anksčiau priimti užsakymai ir nuo kada nauji užsakymai bus tvarkomi naujoje sistemoje. Kai procesas leidžia, diegimą pradedame nuo vieno pardavimo kanalo, padalinio ar užsakymų grupės.
Dažniausiai užduodami klausimai
Užsakymų valdymo sistema - programa, skirta klientų užsakymams priimti, tikrinti, paskirstyti ir jų vykdymui stebėti. Ji gali apimti procesą nuo užsakymo pateikimo iki pristatymo ar paslaugos suteikimo, taip pat pakeitimus ir grąžinimus. Angliškai tokia sistema vadinama Order Management System, sutrumpintai - OMS.
Ne visada. ERP gali turėti pakankamas užsakymų valdymo funkcijas, todėl pirmiausiai verta įvertinti jų pritaikymą ir integracijas. Atskiras sprendimas svarstomas, kai reikia sujungti kelis užsakymų kanalus, pritaikyti specifines vykdymo taisykles ar sukurti darbuotojams patogesnę darbo aplinką. Tokiu atveju ERP gali likti pagrindine apskaitos ir kitų verslo duomenų sistema.
B2B portalas pirmiausiai skirtas klientui: peržiūrėti prekes, savo kainas, pateikti užsakymą ir sekti jo eigą. Užsakymų valdymo sistema skirta įmonės darbui su gautais užsakymais - jų tikrinimui, tvirtinimui, paskirstymui ir vykdymo kontrolei. Portalas gali būti vienas iš kanalų, per kuriuos užsakymai patenka į šią sistemą.
Standartinę programą verta rinktis, kai ji palaiko svarbiausius jūsų darbo procesus ir turi reikalingas integracijas. Individualus kūrimas pagrįstas tuomet, kai reikšmingai skiriasi kainodara, užsakymų derinimas, vykdymo eiga ar klientų aptarnavimas, o standartinio sprendimo pritaikymas tampa sudėtingas.
Vertinant variantus reikėtų palyginti pradinę investiciją, licencijų, priežiūros, integracijų ir būsimų pakeitimų sąnaudas.
Taip. Galima sukurti užsakymų importą iš laiškų, „Excel“ ar PDF dokumentų. Nuskaityti duomenys sutikrinami su klientų ir prekių informacija, o neaiškūs įrašai pateikiami darbuotojui peržiūrėti. Automatizavimo galimybes vertiname pagal realius dokumentų pavyzdžius. Kintamos struktūros dokumentams gali būti pasitelkiamas dirbtinis intelektas.
Taip, tačiau jos veikimas pritaikomas konkrečiam procesui. Gamyboje užsakymas gali būti siejamas su gaminio specifikacija, patvirtinimais ir gamybos terminais. Paslaugų įmonėje - su darbų apimtimi, vykdytojais, atlikimo laiku ir kliento patvirtinimu.
Kai reikalingas detalus gamybos ar darbuotojų darbo planavimas, numatoma integracija su atitinkama sistema arba atskira projekto dalis.
Kainą lemia užsakymų proceso sudėtingumas, integracijos, duomenų perkėlimas ir reikalingos darbo aplinkos. Vidinė sistema vienai komandai ir sprendimas, apimantis klientų savitarną, kelis sandėlius bei individualią kainodarą, turi skirtingą darbų apimtį.
Pasiūlyme atskiriame kūrimo, integracijų, duomenų perkėlimo ir paleidimo darbus. Taip pat aptariame numatomas priežiūros bei išorinių paslaugų išlaidas.
Grafiką sudarome įvertinę funkcijas, integracijas, duomenų paruošimą ir bandymus su jūsų komanda. Atskirai numatome laiką prieigoms gauti ir darbams, kuriuose turi dalyvauti kitų sistemų tiekėjai.
Didesnį projektą galima skaidyti į etapus. Tuomet sutariame, kokią užsakymų proceso dalį apims pirmasis paleidimas ir kas bus įgyvendinama vėliau.
Taip. Pirmiausiai įvertiname jos techninę būklę, duomenų struktūrą, integracijas ir galimybes įgyvendinti reikalingus pakeitimus. Pagal tai siūlome esamos sistemos plėtrą, dalinį modernizavimą arba pakeitimą nauju sprendimu.
Planuojant pakeitimą svarbu numatyti užsakymų istorijos išsaugojimą ir nebaigtų užsakymų vykdymą pereinamuoju laikotarpiu.
Teikiame sistemos priežiūrą ir tęsiame jos vystymą: šaliname sutrikimus, atnaujiname programinę įrangą, pritaikome integracijas ir įgyvendiname naujus poreikius. Priežiūros apimtį, atsakomybes ir reagavimo tvarką suderiname atskirai, atsižvelgdami į sistemos svarbą kasdienei įmonės veiklai.
Aptarkime jūsų užsakymų valdymą
Papasakokite, kaip gaunate užsakymus, kokias sistemas naudojate ir ką norite patobulinti. Padėsime įvertinti reikalingus pakeitimus, integracijas ir projekto apimtį.
