Didžiausią vertę sukuria ne pavienė nauja sistema, o vientisa užsakymo-atsargų-partijų-pristatymo grandinė, kurioje klientas, vadybininkas, sandėlis ir logistika remiasi tais pačiais.
Tai labai aukšto skaitmenizacijos potencialo veiklos sritis, tačiau rezultatą lemia integracijų ir pagrindinių duomenų kokybė. Pavienė kliento sąsaja be patikimos užsakymo vykdymo grandinės sukurtų ribotą naudą.
Analizė apima distributorius, kurie iš gamintojų ar importuotojų perka maisto produktus, gėrimus ir kitas greito vartojimo prekes, valdo jų asortimentą bei atsargas ir tiekia prekes mažmenai, HoReCa, specializuotoms parduotuvėms, instituciniams ar kitiems verslo klientams. Ji neapima pačios gamybos ar galutinės mažmeninės prekybos procesų, išskyrus jų sąsajas su distribucija. Analizėje minimos sistemos ir sąvokos: įmonės išteklių planavimo sistema (ERP), klientų ryšių valdymo sistema (CRM), produktų informacijos valdymo sistema (PIM), sandėlio valdymo sistema (WMS), transporto valdymo sistema (TMS), elektroninis duomenų apsikeitimas (EDI) ir programavimo sąsaja (API). Papildomai vartojamos sąvokos: prekės apskaitos vienetas (SKU).
Veiklos rezultatas priklauso nuo gebėjimo tiksliai valdyti tūkstančius produktų, pakuočių lygių, matavimo vienetų ir klientų pasirinkimų.
Galutinė kaina gali priklausyti nuo kliento, sutarties, kiekio, kanalo, laikotarpio, tiekėjo akcijos ir kitų komercinių taisyklių.
Maisto bei dalies gėrimų atsargos turi būti valdomos pagal partijas, galiojimo datas ir FEFO principus, o atšaukimo atveju būtinas greitas atsekamumas.
Užsakymo priėmimo, rezervavimo, komplektavimo ir pristatymo langai trumpi, todėl informacija turi būti perduodama be rankinių tarpinių žingsnių.
Net nedideli nuolaidų, nurašymų, komplektavimo, transporto ar grąžinimų nuostoliai, padauginti iš didelio operacijų kiekio, reikšmingai veikia rezultatą.
Distribucijos įmonėms tenka vienu metu didinti aptarnavimo greitį, valdyti maržos spaudimą, užtikrinti produktų atsekamumą ir prisitaikyti prie klientų lūkesčio užsakymus bei duomenis gauti skaitmeniniu būdu. Brandžios integravimo, atsekamumo ir planavimo technologijos leidžia šį pokytį vykdyti etapais, tačiau jų vertė priklauso nuo pagrindinių duomenų kokybės.
Kuriamos produktų kortelės, pakuočių hierarchijos, tiekimo sąlygos, savikainos, sertifikatai, alergenų ir kiti privalomi duomenys.
Vertinami pardavimai, sezoniškumas, akcijos, minimalios atsargos, tiekimo terminai ir galiojimo rizika; formuojami pirkimo užsakymai.
Tikrinami kiekiai, kokybė, partijų numeriai, galiojimo datos, temperatūros ar dokumentai; atsargos įvedamos į ERP ir WMS.
Valdomi klientų kainoraščiai, nuolaidos, akcijų laikotarpiai, kredito limitai, minimalūs kiekiai ir pristatymo taisyklės.
Klientas užsako per EDI, portalą, vadybininką, el. paštu ar telefonu; tikrinama kaina, prieinamumas, kreditas ir pristatymo data.
Prekės rezervuojamos, parenkamos pagal partiją ir galiojimą, komplektuojamos, tikrinamos, pakuojamos ir paruošiami transporto dokumentai.
Užsakymai grupuojami pagal geografiją, pristatymo langus, transporto talpą ir temperatūros režimą; fiksuojamas pristatymo rezultatas.
Generuojamos sąskaitos, važtaraščiai ir kreditiniai dokumentai, valdomi neatitikimai, grąžinimai, taros apskaita ir pretenzijos.
Analizuojamas užsakymų įvykdymas, marža, trūkumai, nurašymai, klientų aktyvumas, akcijų rezultatai ir tiekimo patikimumas.
Užsakymai, kainos, likučiai ir pristatymo išimtys valdomi skambučiais, el. paštu, failais ir darbuotojų atmintimi.
Naudojama ERP ir sandėlio sistema, tačiau klientų užsakymai, kainodara, transportas ir partijų informacija dažnai perduodami rankiniu būdu.
Skaitmenizuoti atskiri užsakymo, EDI, WMS ar transporto procesai, bet nėra vientisos kliento užsakymo ir vykdymo grandinės.
Pagrindinis užsakymo scenarijus sujungia kliento kainą, asortimentą, ERP, WMS, partijas, pristatymą ir dokumentus.
Sprendimai dėl atsargų, galiojimo, akcijų, pristatymo ir klientų pelningumo remiasi operatyviais bei palyginamais duomenimis.
DI ir optimizavimo modeliai prognozuoja paklausą, rekomenduoja papildymą bei išimčių veiksmus pagal aiškias komercines ir kokybės taisykles.
Maisto, gėrimų ir FMCG distribucijos efektyvumą lemia ne vien sandėlio našumas. Vertė kuriama per visą grandinę: nuo produkto, kliento kainos ir užsakymo iki partijos parinkimo, komplektavimo, pristatymo, sąskaitos bei galimo grąžinimo.
Tipinėje įmonėje ERP yra pagrindinė apskaitos ir komercinių taisyklių sistema, tačiau užsakymai, klientų komunikacija, produktų duomenys, transportas ir analitika dažnai veikia atskiruose kanaluose. Dėl to darbuotojai tampa integracijos sluoksniu tarp sistemų.
Pirmasis prioritetas turėtų būti ne pažangus DI, o patikima užsakymų savitarna su realia kliento kainodara, prieinamumu, pristatymo taisyklėmis ir tiesiogine integracija su ERP bei WMS. Tik sukūrus nuoseklius duomenis verta plėsti prognozavimą, automatizuotą papildymą ir pažangesnį sprendimų palaikymą.