Didžiausia galimybė - sukurti vieną renginio operacinę bylą, kuri sujungia poreikio aprašą, biudžetą, erdvę, programą, tiekėjus, techniką, darbuotojus, dalyvius, saugą, pakeitimus ir faktinį pelningumą.
Didžiausią vertę sukuria atsekamas ryšys nuo kliento poreikio ir pasiūlymo iki faktinių renginio dienos veiksmų bei galutinės maržos.
Veiklos sritis apima verslo, viešuosius, kultūros, sporto, privačius ir hibridinius renginius bei jų techninį aptarnavimą. Kiekvienas projektas sujungia kliento poreikį, biudžetą, erdvę, programą, tiekėjus, techniką, darbuotojus, dalyvius, leidimus, saugą ir daugybę paskutinės minutės pakeitimų. Analizėje minimos sistemos ir sąvokos: klientų ryšių valdymo sistema (CRM) ir programavimo sąsaja (API).
Dalyvių skaičiaus, erdvės, programos ar techninio sprendinio pokytis veikia tiekėjus, grafiką, biudžetą, saugą ir sutartinius įsipareigojimus.
Erdvės, technika ir specialistai dažnai turi būti preliminariai laikomi, nors klientas dar nėra patvirtinęs visų sprendimų.
Montavimas, tiekėjų atvykimas, registracija, programa ir incidentai turi vieną kritinį terminą, kurio neįmanoma nukelti.
Renginių versle skaitmenizacijos vertė ypač didelė dėl laikino, daugelio tiekėjų ir išimčių kupino projekto modelio, kuriame galutinis terminas negali būti perkeltas.
Surenkamas tikslas, auditorija, data, vieta, biudžetas, programos, technikos, dalyvių ir saugos reikalavimai.
Formuojama renginio struktūra, preliminarūs pajėgumai, tiekėjai, kainos, marža, prielaidos ir kliento patvirtinimai.
Tvirtinami tiekėjai, techniniai planai, darbuotojai, logistika, registracija, leidimai, rizikos ir atsakomybės.
Koordinuojamas atvykimas, erdvių paruošimas, technikos montavimas, bandymai, ženklinimas ir darbuotojų instruktažas.
Realiu laiku valdoma programa, dalyvių srautai, techninės būsenos, tiekėjai, incidentai ir komunikacija.
Sutikrinamas inventorius, darbo laikas, tiekėjų sąskaitos, pakeitimų apimtis, galutinė marža ir kliento rezultatas.
Pasiūlymai, biudžetai, tiekėjai, techniniai planai ir vykdymas koordinuojami atskirai.
Naudojamas CRM ar projektų įrankis, tačiau renginio pajėgumai, biudžetas ir vykdymo būsena nesujungti.
Kiekvienas renginys turi vieną apimties, biudžeto, tiekėjų, technikos, darbuotojų ir dokumentų vaizdą.
Pakeitus apimtį, perskaičiuojami susiję ištekliai, terminai, sąnaudos ir kliento patvirtinimai.
Montavimo, tiekėjų, registracijos, programos ir incidentų būsena valdoma vienoje darbo vietoje.
Istoriniai projektai padeda tiksliau vertinti, komplektuoti paslaugas, planuoti pajėgumus ir prognozuoti maržą.
Didžiausią potencialą kuria viena renginio operacinė byla, kurioje pasiūlymo prielaidos virsta patvirtintu planu, o visi pakeitimai automatiškai parodo poveikį biudžetui, tiekėjams, technikai ir renginio dienos veiksmams.
Rekomenduojama pradėti nuo vieno dažnai pasikartojančio renginio tipo: struktūruoto kliento poreikio, paslaugų komplekto, biudžeto versijų, svarbiausių pajėgumų rezervavimo, pakeitimų patvirtinimų ir renginio dienos užduočių vaizdo.