Renginių dalyvių registracijos ir atvykimo sistema
Organizatoriai valdo kvietimus, registracijas ir dalyvių atvykimą. Sesijų pasirinkimai bei pakeitimai laiku pasiekia registracijos ir aptarnavimo komandas.
Dalyvio registracijos pakeitimas, pasirinkta paslauga ir faktinis atvykimas nesusiejami su tuo pačiu aktualiu įrašu. Registracijos komanda gauna pasenusį sąrašą, o dalyviui siunčiama jo pasirinkimų neatitinkanti informacija.
Kaip veikia sprendimas
- Nustatyti dalyvio kvietimo ar pirkimo teisę
- Priimti registraciją ir pasirinkimus
- Patikrinti sesijų vietas bei mokėjimą, jei taikoma
- Perduoti pakeitimą aptarnavimo komandoms
- Komanda užregistruoja atvykimą ir tvarko dalyvių duomenų saugojimą pagal sutartą paskirtį bei terminus.
Pagrindinės problemos
- Dalyvių registracija, komunikacija ir dalyvavimo būsena valdomi atskirais kanalais
Sprendimo funkcijos
Registracijos teisė
Atskiria asmeninį kvietimą, viešą registraciją ir mokamą dalyvavimą. Darbdavio nupirktos vietos siejamos su atskirais dalyviais.
Sesijų pasirinkimai
Tikrina sesijos laiką, vietų apimtį ir nesuderinamus pasirinkimus. Laukiančiųjų sąrašo vieta nerodoma kaip garantuota registracija.
Dalyvio keitimas
Išlaiko ankstesnio bilieto panaikinimą ir naują gavėją. Maitinimo ar prieinamumo pasirinkimai neperkeliami kitam žmogui nepatikrinus jų aktualumo.
Atvykimo eiga
Registracijos komanda mato aktualią teisę, pasikartojantį nuskaitymą ir sutartą veikimą be ryšio.
Informavimas ir prieiga
Siunčia konkrečiam pasirinkimui aktualią informaciją. Tiekėjas gauna reikalingą skaičių ar ribotą duomenų dalį, o rėmėjas neįgyja viso sąrašo automatiškai.
Veiklos kontekstas
- Dalyvių registracija, komunikacija ir dalyvavimo būsena valdomi atskirais kanalais
- Dalyvio registracijos pakeitimas, pasirinkta paslauga ir faktinis atvykimas nesusiejami su tuo pačiu aktualiu įrašu. Registracijos komanda gauna pasenusį sąrašą, o dalyviui siunčiama jo pasirinkimų neatitinkanti informacija.
- Dalyviui aiški registracija ir atvykimo tvarka
- Renginio dalyvis tikisi, kad jo pasirinktos sesijos ir registracijos pakeitimai bus žinomi prie įėjimo. Susieta eiga padeda parengti tinkamą informaciją ir išspręsti neatitikimus. Organizatorius gali aptarnauti dalyvius nuosekliau ir pateikti užsakovui patikimesnius dalyvavimo duomenis.
Pagrindinės funkcijos
- Registracijos teisė
- Sesijų pasirinkimai
- Dalyvio keitimas
- Atvykimo eiga
- Informavimas ir prieiga
Pagrindinės integracijos
- Bilietai arba kvietimų šaltinis
- Dalyvavimo teisė, mokėjimas ir panaikinimas.
- Renginio programa ir aptarnavimas
- Sesijų laikas, vietų limitai ir konkrečiai komandai būtinas pasirinkimas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Registracijos taisymo laikas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojų minutes rankiniam nesutampančių dalyvio įrašų taisymui.
Neperduoti dalyvio pakeitimai
5–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% neatliktų veiksmų, kuriuos galima pastebėti pagal užduotis ir terminus. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 25-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti atvejus, kai atvykusiam dalyviui pritaikytas anksčiau pakeistas, bet neperduotas įrašas.
Neigiamų atsiliepimų apie registraciją į renginį ir atvykimą dalis
5–20%Mažėja
Orientacinė prielaida: 20-40% neigiamų atsiliepimų susiję su neperduotais dalyvio registracijos pakeitimais. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie registraciją į renginį ir atvykimą skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Dalyviai renkasi renginio sesijas ar papildomas paslaugas, o jų pakeitimai tvarkomi keliuose sąrašuose.
- Registracijos, mokėjimo ir atvykimo duomenis darbuotojai tikrina atskirai.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Registracijos sistema skirta organizatoriui, kuris valdo dalyvių duomenis, pasirinkimus ir atvykimą. Techniniams rangovams pateikiama tik jų darbui reikalinga informacija. Prieš kuriant papildomas funkcijas įvertinama turima bilietų ar renginių platforma.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomos sesijos ar konferencijos, išsaugant jų skirtingas dalyvavimo teises.