Renginių pasiūlymų ir biudžetų valdymo sistema
Projekto vadovas derina renginio pasiūlymą, biudžetą ir kliento pakeitimus. Matyti, kurie papildomi darbai apmokami kliento ir kurias sąnaudas prisiima organizatorius.
Kopijuojama ankstesnė pardavimo kaina, bet nepatikrinama faktinė darbo apimtis, papildoma nuoma ir ankstesnių nuokrypių priežastys. Naujame projekte pakartojamos jau žinomos savikainos ir pasirengimo klaidos.
Kaip veikia sprendimas
- Aprašyti kliento tikslą ir pasiūlymo ribas
- Patikrinti kainas bei ankstesnių projektų faktus
- Užfiksuoti priimtą komercinę versiją
- Įvertinti ir perduoti apimties pakeitimą
- Sutikrinti faktines sąnaudas bei atsiskaitymą
Pagrindinės problemos
- Ankstesnių projektų pamokos nepanaudojamos naujam pasiūlymui
- Kliento poreikis ir ankstesni renginiai nėra viename profilyje
- Projektų marža matoma pavėluotai
- Renginio pasiūlymas ir biudžetas formuojami rankomis iš daugelio tiekėjų
- Pakeitimų poveikis programai, biudžetui ir tiekėjams neatsekamas
Sprendimo funkcijos
Poreikis ir pamokos
Ankstesnis projektas naudojamas su faktinėmis sąnaudomis ir nuokrypio priežastimi. Senos kainos bei dalyvių duomenys nekopijuojami kaip savaime aktualūs.
Sąmatos versija
Paslaugos kiekis, tiekėjo kainos galiojimas, nuosavo darbo sąnaudų metodas ir neįtrauktos dalys matomos kartu.
Komercinis sprendimas
Kliento atstovas patvirtina konkrečius darbus ir kainą. Tiekėjo rezervacija fiksuojama pagal paties tiekėjo atsakymą.
Pakeitimo poveikis
Dalyvių skaičius, programa ar vieta siejami su paveiktu darbu, terminu ir kaina. Sutarta korekcija perduodama išteklių bei vykdymo planams.
Faktinis rezultatas
Sąskaitos, kreditai, reikšmingas darbo laikas ir papildomi darbai sutikrinami su sąmata. Prisiimta, bet dar negauta sąskaita nerodoma kaip nulinė savikaina.
Veiklos kontekstas
- Ankstesnių projektų pamokos nepanaudojamos naujam pasiūlymui
- Kopijuojama ankstesnė pardavimo kaina, bet nepatikrinama faktinė darbo apimtis, papildoma nuoma ir ankstesnių nuokrypių priežastys. Naujame projekte pakartojamos jau žinomos savikainos ir pasirengimo klaidos.
- Kliento poreikis ir ankstesni renginiai nėra viename profilyje
- Užklausos, pasiūlymai, sutartys, sprendimų istorija, dalyvių duomenys ir grįžtamasis ryšys lieka skirtinguose failuose. Klientas kartoja informaciją, o projektų vadovui sunku pritaikyti ankstesnių renginių susitarimus ir patirtį naujam užsakymui.
- Projektų marža matoma pavėluotai
- Biudžeto versijos, tiekėjų kainos, darbuotojų laikas, inventoriaus panaudojimas ir papildomi darbai nėra nuolat sutikrinami. Nuostolingas projektas pastebimas tik po renginio, o dalis papildomų sąnaudų lieka neapmokestinta.
- Renginio pasiūlymas ir biudžetas formuojami rankomis iš daugelio tiekėjų
- Erdvių, technikos, maitinimo, personalo, atlikėjų, transporto ir kitų tiekėjų kainos bei prieinamumas renkami el. paštu ir lentelėmis. Pasiūlymai rengiami lėtai, kainos greitai pasensta, o maržos ir rizikos skaičiuojamos nevienodai.
- Pakeitimų poveikis programai, biudžetui ir tiekėjams neatsekamas
- Dalyvių skaičiaus, erdvės, programos, technikos ar kliento reikalavimo pakeitimas rankomis perduodamas visoms susijusioms komandoms. Atsiranda nepatvirtintų sąnaudų, techninių konfliktų, vėlavimų ir ginčų dėl galutinės apimties.
- Užsakovas gali palyginti pasiūlymo variantus ir pakeitimus
- Renginio klientui svarbu suprasti, kas įskaičiuota ir kaip pageidavimai keičia bendrą biudžetą. Išsaugotos sąmatos bei patvirtinimai leidžia aptarti alternatyvas. Organizatorius gali pagrįsti papildomas paslaugas ir jų kainą, išlaikydamas matomą projekto pelningumą.
Pagrindinės funkcijos
- Poreikis ir pamokos
- Sąmatos versija
- Komercinis sprendimas
- Pakeitimo poveikis
- Faktinis rezultatas
Pagrindinės integracijos
- Išteklių bei vykdymo sistemos
- Rezervacijos nuoroda, aktuali apimtis ir faktinis papildomas darbas.
- Apskaita ir klientų santykio šaltinis
- Sąskaitos, kreditai, įgaliotas klientas bei komercinio sprendimo istorija.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Savikainos prognozės nuokrypis
3–16%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 15-40% prognozės paklaidos, susijusios su naudojamais duomenimis ir modeliu. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti absoliutų savikainos skirtumą eurais pagal palyginamą projekto apimtį ir nuokrypio priežastį.
Praleistas sutartas apmokėjimas
5–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% neatliktų veiksmų, kuriuos galima pastebėti pagal užduotis ir terminus. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 25-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Sumuoti pagal sutartį ir priimtą pakeitimą apmokamus darbus, neišrašytus dėl administracinės spragos.
Numatytą maržą išlaikiusių laimėtų renginių pasiūlymų dalis
4–19%Auga
Pavyzdinė pradinė dalis - 35%. Prielaida: 10-25% likusių atvejų susiję su neaiškia renginio apimtimi ir pakeitimų kaina; sprendimas padėtų išspręsti 20-40% šių atvejų.
Laimėti ir maržos ribą pasiekę renginiai dalijami iš visų palyginamų pateiktų pasiūlymų. Maržos riba sutariama iš anksto; papildomi darbai įtraukiami pagal kliento patvirtinimą.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Kliento patvirtinti renginio pakeitimai sukuria papildomų darbų, kurie laiku nepatenka į sąmatą.
- Pasiūlymo, tiekėjų užsakymų ir projekto biudžeto duomenis reikia sutikrinti rankiniu būdu.
Įgyvendinimo sąlygos
Renginių biudžetui sutariamos tiekėjų, vidinio darbo ir kitų reikšmingų sąnaudų priskyrimo taisyklės. Kliento patvirtinti pakeitimai turi pasiekti atsiskaitymą, kad faktinė marža būtų palyginama su pasiūlymo prielaidomis.
Galima tolesnė plėtra
- Projektų tipų palyginimas ir kainodaros peržiūra pagal patikimai uždarytų projektų duomenis.