Renginių išteklių ir darbų planavimo sistema
Renginio komanda derina erdves, techniką, darbuotojus ir tiekėjus. Bendrame plane matyti neparuošti darbai, pasikeitimai ir įrangos grąžinimas po renginio.
Erdvių, scenos, garso, šviesos, transporto, maitinimo, darbuotojų ir partnerių prieinamumas tikrinamas skirtinguose kalendoriuose bei el. paštu. Pasiūlyme rezervuojami nepatvirtinti pajėgumai, atsiranda konfliktų ir brangių paskutinės minutės alternatyvų.
Kaip veikia sprendimas
- Renginio planas rezervuoja visam darbo ciklui reikalingus išteklius.
- Komandos patvirtina pasirengimą ir sprendžia vykdymo metu atsiradusius nukrypimus.
- Grąžinta įranga bei atliktų darbų faktai perduodami projekto užbaigimui.
Pagrindinės problemos
- Erdvių, technikos, personalo ir tiekėjų pajėgumai valdomi atskirai
- Darbuotojų ir technikos planai nesusieti su projekto apimtimi
- Tiekėjo pažadas neatskirtas nuo priimto užsakymo
- Už renginio sutrikimo sprendimą nepaskirtas atsakingas žmogus
- Programos pradžia nesiremia patikrinta parengtimi
Sprendimo funkcijos
Visas išteklių užimtumas
Rezervacija apima paruošimą, kelią, montavimą, renginį ir išmontavimą. Tikrinami darbuotojų gebėjimai ir technikos tinkamumas.
Tiekėjų įsipareigojimai
Prie pasiūlyto kiekio, laikinos rezervacijos ir patvirtinto užsakymo nurodomas galiojimo laikas bei patvirtinimą pateikusi sistema ar darbuotojas.
Parengtis prieš pradžią
Komanda mato, ar įranga tik atvyko, jau sumontuota, išbandyta ir atsakingai priimta naudoti.
Nukrypimų sprendimas
Vėlavimą ar gedimą perima konkretus vykdytojas. Pakeista eiga pasiekia visas paveiktas komandas.
Grąžinimas ir projekto faktai
Grąžintos įrangos būklė atnaujina jos prieinamumą, o papildomas darbas ir sunaudoti ištekliai perduodami projekto darbų ir atsiskaitymų užbaigimui.
Veiklos kontekstas
- Erdvių, technikos, personalo ir tiekėjų pajėgumai valdomi atskirai
- Erdvių, scenos, garso, šviesos, transporto, maitinimo, darbuotojų ir partnerių prieinamumas tikrinamas skirtinguose kalendoriuose bei el. paštu. Pasiūlyme rezervuojami nepatvirtinti pajėgumai, atsiranda konfliktų ir brangių paskutinės minutės alternatyvų.
- Darbuotojų ir technikos planai nesusieti su projekto apimtimi
- Pakeitus programą, dalyvių skaičių ar techninį sprendinį, resursų poreikis ne visada automatiškai atnaujinamas. Komandoms trūksta žmonių ar įrangos, kyla grafikų konfliktų ir papildomos nuomos sąnaudų.
- Tiekėjo pažadas neatskirtas nuo priimto užsakymo
- Partnerio preliminarus atsakymas, galiojantis rezervas ir sutartas paslaugos kiekis laikomi ta pačia būsena. Komanda remiasi pajėgumu, kurio tiekėjas neprisiėmė, arba praleidžia rezervo galiojimo terminą.
- Už renginio sutrikimo sprendimą nepaskirtas atsakingas žmogus
- Žinutė apie vėlavimą ar gedimą pasiekia grupę, tačiau neaišku, kas imasi veiksmo ir kada reikalingas vadovo sprendimas. Kritinė užduotis lieka neįvykdyta arba kelios komandos ją atlieka nesuderintai.
- Programos pradžia nesiremia patikrinta parengtimi
- Techninis bandymas, vietos perdavimas ir registracijos pasirengimas nepatvirtinami pagal aiškius kriterijus. Kitas etapas pradedamas nežinant, ar reikalingos sąlygos iš tikrųjų įvykdytos.
- Klientui pažadėtas renginys pagrindžiamas vykdymo parengtimi
- Renginio kokybė priklauso nuo to, ar laiku paruošti žmonės, erdvė ir technika. Suderinti komandų užimtumo ir tiekėjų įsipareigojimų duomenys padeda patikrinti, ar pasiūlymą bus galima įvykdyti. Nustačius trūkumą komanda gali suderinti sprendimą iki renginio pradžios ir išsaugoti užsakovo susitarimus.
Pagrindinės funkcijos
- Visas išteklių užimtumas
- Tiekėjų įsipareigojimai
- Parengtis prieš pradžią
- Nukrypimų sprendimas
- Grąžinimas ir projekto faktai
Pagrindinės integracijos
- Inventorius, personalas ir tiekėjai
- Būklė, kompetencija, prieinamumas ir tikras rezervavimo atsakymas.
- Projekto apimtis ir operacijos
- Aktualus poreikis, perdavimo faktas ir grąžinimo trūkumas.
- Projekto ir išteklių planai
- Aktuali apimtis, rezervuoti ištekliai bei atsakingos komandos.
- Vietos vykdymas ir biudžeto eiga
- Patikros faktas, pakeitimas ir papildomo darbo įrodymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Išvengiamo pajėgumo trūkumo sąnaudos
3–14%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 15-35% sąnaudų nuokrypio, kurį galima paaiškinti ir valdyti aprašytomis priemonėmis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Sumuoti skubios alternatyvos papildomas sąnaudas dėl prieš įsipareigojimą nustatomų konfliktų.
Laikas iki atsakingo darbuotojo reakcijos į renginio sutrikimą
6–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% laukimo dėl neperduotos informacijos ar nesuderintos atsakomybės. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 30-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti minutes nuo sutrikimo užregistravimo iki atsakingo darbuotojo patvirtinimo, kad jis pradėjo spręsti situaciją.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Tos pačios komandos, technika ar tiekėjai dirba keliuose renginiuose, o jų rezervacijos derinamos atskirai.
- Vieno darbo vėlavimas keičia kitų komandų pasirengimo laiką, tačiau bendrame plane to nesimato.
Įgyvendinimo sąlygos
Renginio vykdymui parengiami technikos, komandų, montavimo ir pervežimo grafikai. Tiekėjų vėlavimai bei programos pakeitimai turi aiškų sprendėją ir informacijos gavėjus visose paveiktose komandose.