ENSusipažinkime
Veiklos srities skaitmenizacijos analizė

Nekilnojamojo turto valdymo ir administravimo skaitmenizacija

Kaip sujungti turto registrą, klientų užklausas, rangovus, priežiūrą, sąnaudas ir portfelio analitiką

Skaitmeninė branda

Tipinė skaitmeninė branda

Parodo, kokiu technologiniu ir procesų skaitmenizavimo lygiu šiandien paprastai veikia sektoriaus ar veiklos srities įmonės.

Vertinama tipinė rinkos situacija, o ne pažangiausios įmonės.

Vertinimą sudaro penkios vienodo svorio dimensijos:

Pagrindinių sistemų naudojimas
Ar įmonėse paplitusios ERP, CRM, WMS, MES, klientų portalai ar kitos veiklai svarbios sistemos.
Procesų skaitmenizavimas
Kiek pagrindinių procesų vyksta sistemose, o kiek vis dar valdoma rankiniu būdu.
Sistemų integracija
Ar pagrindinės sistemos tarpusavyje keičiasi duomenimis, ar informaciją darbuotojai perkelia rankiniu būdu.
Duomenų kokybė ir parengtis
Ar pagrindiniai duomenys yra struktūruoti, aktualūs, nuoseklūs ir tinkami automatizavimui bei analitikai.
Pažangus duomenų naudojimas
Ar naudojama realaus laiko analitika, prognozės, automatiniai signalai, optimizavimo modeliai ar DI.

Galutinis balas yra penkių dimensijų vidurkis.

1–5 skalė

  • 1 labai žema branda
  • 2 žema branda
  • 3 vidutinė branda
  • 4 aukšta branda
  • 5 labai aukšta branda

Žemas brandos balas nebūtinai reiškia mažą potencialą. Priešingai, žema branda ir didelis rankinio darbo kiekis gali rodyti didelę neišnaudotą skaitmenizacijos vertę.

vidutinė
Skaitmenizacijos potencialas

Skaitmenizacijos potencialas

Parodo, kiek reikšmingos verslo vertės tipinė sektoriaus ar veiklos srities įmonė gali sukurti kryptingai skaitmenizuodama pagrindinius procesus.

Vertinimas apskaičiuojamas 100 balų skalėje pagal penkias dimensijas:

Procesų dažnis ir mastas 20 %
Vertinama, kaip dažnai kartojasi skaitmenizuojami procesai ir kokią veiklos dalį jie apima.
Rankinio darbo intensyvumas 20 %
Vertinama, kiek procesai priklauso nuo el. pašto, telefono, Excel, popierinių dokumentų ir pakartotinio duomenų suvedimo.
Poveikis pajamoms ir sąnaudoms 25 %
Vertinama galima įtaka pardavimams, maržai, klientų išlaikymui, administravimo sąnaudoms, klaidoms, prastovoms ar atsargoms.
Augimo ir mastelio potencialas 20 %
Vertinama, ar skaitmenizacija leistų didinti veiklos apimtį neplečiant darbuotojų ir sąnaudų tuo pačiu tempu.
Poveikis sprendimams ir rizikai 15 %
Vertinama galima įtaka duomenų patikimumui, sprendimų greičiui, klientų patirčiai, klaidų ir veiklos rizikos mažinimui.

Galutinis balas apskaičiuojamas pagal visų dimensijų įvertinimus ir jų svorius.

100 balų skalė

  • 0–20 labai mažas potencialas
  • 21–40 mažas potencialas
  • 41–60 vidutinis potencialas
  • 61–80 aukštas potencialas
  • 81–100 labai aukštas potencialas

Aukštas balas nereiškia, kad sprendimą bus lengva įgyvendinti. Jis parodo galimos vertės dydį, o ne diegimo sudėtingumą.

80/100
Didžiausias iššūkis
Turto registre trūksta svarbių duomenų
Didžiausia galimybė
Vieninga turto, paslaugų ir rangovų valdymo platforma

Šioje veiklos srityje didžiausią vertę sukurs vieninga turto, paslaugų ir rangovų valdymo platforma. Rekomenduojama pradėti nuo aiškiai apriboto pirmojo proceso ir sprendimą plėsti etapais.

Nekilnojamojo turto valdymo ir administravimo veiklos modelis

Turto valdytojas kasdien koordinuoja klientų užklausas, vidines komandas, rangovus, priežiūros darbus, sąnaudas ir ataskaitas daugelyje objektų. Vienodas objekto, įrenginio, paslaugos ir darbo modelis leidžia šiuos procesus palyginti portfelio mastu.

Didelis pasikartojančių užklausų kiekis

Kasdien registruojami gedimai, prašymai, patikros ir paslaugų poreikiai.

Daug išorinių rangovų

Paslaugų kokybė priklauso nuo užduoties perdavimo, atlikimo įrodymų, SLA ir sąskaitos ryšio.

Sąnaudos turi būti priskirtos objektui

Darbai, komunalinės paslaugos ir bendrosios išlaidos turi būti paaiškinamos konkrečiam turtui ar klientui.

Portfelio palyginamumas yra strateginė vertė

Vienodi rodikliai leidžia nustatyti brangiausius objektus, blogiausias sistemas ir investicijų prioritetus.

Rinkos ir technologijų kontekstas

Turto valdymo rinkoje didėja spaudimas vienodai valdyti užklausas, rangovus, sąnaudas ir turto būklę visame portfelyje. Savitarna, CAFM ir CMMS kuria vertę tik tada, kai jų būsenos remiasi tuo pačiu objekto, darbo ir sutarties duomenų pagrindu.

  • Administravimo efektyvumo spaudimasDidesnius portfelius reikia valdyti neproporcingai nedidinant administracijos.
  • Klientų savitarnos lūkesčiaiNaudotojai tikisi vienoje vietoje pateikti užklausą, matyti būseną, dokumentus ir sąskaitas.
  • Rangovų kokybės skaidrumasSavininkai nori matyti ne tik sąskaitas, bet ir realų SLA, darbų kokybę bei pakartotinius gedimus.
  • Duomenimis grįstos investicijosTurto būklės, sąnaudų ir gedimų istorija tampa pagrindu renovacijos bei kapitalo planams.

Tipinė veiklos grandinė

01

Turto ir sutarčių registras

Valdomi objektai, patalpos, įrenginiai, dokumentai, paslaugų sutartys ir atsakomybės.

02

Kliento ar naudotojo užklausa

Poreikis registruojamas, klasifikuojamas, suskirstomas pagal svarbą ir susiejamas su objektu.

03

Darbo paskyrimas

Užduotis perduodama vidinei komandai arba rangovui pagal kompetenciją, sutartį ir SLA.

04

Atlikimas ir įrodymai

Registruojamas laikas, medžiagos, nuotraukos, patikros ir faktinis rezultatas.

05

Priėmimas, sąnaudos ir sąskaita

Tikrinamas atlikimas, priskiriamos sąnaudos, tvirtinami aktai ir klientų apskaita.

06

Portfelio analizė ir investicijos

Lyginami objektų SLA, energija, gedimai, sąnaudos, būklė ir kapitalo poreikis.

Veiklos srities skaitmeninės brandos modelis

0

Objektų aptarnavimas nekaupia bendros istorijos

Užklausos priimamos telefonu ar el. paštu, rangovų darbai ir sąnaudos kaupiami atskirai, o objekto bei įrenginių istorija nėra patikimai atsekama.

1

Objektai valdomi atskirai

Kiekvienas administratorius naudoja savo lenteles, kontaktus ir el. pašto istoriją, todėl portfelio vaizde trūksta svarbios informacijos.

2

Skaitmeninės užklausos ir apskaita

Dalis darbų registruojama sistemose, bet turto, rangovų, sąnaudų ir klientų duomenys išlieka atskirti.

3

Vieningas objekto paslaugų procesas Tipinė dabartinė situacija

Užklausa, užduotis, rangovas, atlikimo įrodymai, SLA ir sąnaudos susieti su konkrečiu objektu bei įrenginiu.

4

Portfelio valdymas realiu laiku Siektina

Vadovai lygina objektus pagal vienodus rodiklius, o išimtys bei biudžeto nuokrypiai matomi laiku.

5

Prognozuojama turto priežiūra

Istorija, BMS, energijos ir gedimų duomenys naudojami investicijų, priežiūros bei rangovų poreikiui prognozuoti.

Esminė išvada

Didžiausia administravimo našta atsiranda, kai viena užklausa keliauja per kelis kanalus, o rangovo darbas, įrodymai, sąskaita ir paslaugos lygis nesusiejami. Vieno objekto užklausų procesas yra praktiškas būdas sukurti patikimą kasdienio darbo duomenų pagrindą.

Pirmasis prioritetas – vieno objekto užklausos procesas nuo kliento registracijos iki rangovo darbo, SLA, priėmimo, sąnaudų ir uždarymo.

Susijusios skaitmenizacijos temos

Skaitmenizacijos sprendimai: nekilnojamojo turto valdymas ir administravimasProcesų skaitmenizavimasDuomenų analitika
Kitas žingsnis

Įvertinkime „Nekilnojamojo turto valdymas ir administravimas“ veiklos skaitmenizacijos galimybes

Galime įvertinti, kokią vertę kurtų vieninga turto, paslaugų ir rangovų valdymo platforma, ir apibrėžti realistišką pirmąją versiją su pamatuojamais verslo rodikliais.

Susipažinkime