Turto registre trūksta svarbių duomenų
AukštasPatalpų, įrenginių, sutarčių ir dokumentų duomenys laikomi atskirai.
- Pasekmės
- Sunku planuoti priežiūrą ir investicijas.
Veiklos srities skaitmenizacijos analizė
Nekilnojamojo turto valdymo ir administravimo skaitmenizacija
Svarbiausia kiekvieną užklausą susieti su konkrečiu objektu, atsakingu vykdytoju, atlikimo įrodymais ir sąnaudomis.
- Skaitmeninė branda
- vidutinė
- Skaitmenizacijos potencialas
- 75/100
- Didžiausias iššūkis
- Turto registre trūksta svarbių duomenų
- Didžiausia galimybė
- Vieninga turto, paslaugų ir rangovų valdymo platforma
Didžiausią vertę duoda vieningas turto, paslaugų, rangovų, sąnaudų ir naudotojų užklausų valdymas, leidžiantis matyti ne tik atliktą darbą, bet ir jo poveikį objektui bei sąnaudoms.
Nekilnojamojo turto valdymo ir administravimo veiklos modelis
Turto valdytojas kasdien koordinuoja klientų užklausas, vidines komandas, rangovus, priežiūros darbus, sąnaudas ir ataskaitas daugelyje objektų. Vienodas objekto, įrenginio, paslaugos ir darbo modelis leidžia šiuos procesus palyginti portfelio mastu. Analizėje minimos sistemos ir sąvokos: techninės priežiūros valdymo sistema (CMMS), kompiuterizuota pastatų valdymo sistema (CAFM), pastato valdymo sistema (BMS) ir sutartas paslaugų lygis (SLA).
Didelis pasikartojančių užklausų kiekis
Kasdien registruojami gedimai, prašymai, patikros ir paslaugų poreikiai.
Daug išorinių rangovų
Paslaugų kokybė priklauso nuo užduoties perdavimo, atlikimo įrodymų, SLA ir sąskaitos ryšio.
Sąnaudos turi būti priskirtos objektui
Darbai, komunalinės paslaugos ir bendrosios išlaidos turi būti paaiškinamos konkrečiam turtui ar klientui.
Portfelio palyginamumas yra strateginė vertė
Vienodi rodikliai leidžia nustatyti brangiausius objektus, blogiausias sistemas ir investicijų prioritetus.
Rinkos ir technologijų kontekstas
Turto valdymo rinkoje didėja spaudimas vienodai valdyti užklausas, rangovus, sąnaudas ir turto būklę visame portfelyje. Savitarna, CAFM ir CMMS kuria vertę tik tada, kai jų būsenos remiasi tuo pačiu objekto, darbo ir sutarties duomenų pagrindu.
- Administravimo efektyvumo spaudimasDidesnius portfelius reikia valdyti neproporcingai nedidinant administracijos.
- Klientų savitarnos lūkesčiaiNaudotojai tikisi vienoje vietoje pateikti užklausą, matyti būseną, dokumentus ir sąskaitas.
- Rangovų kokybės skaidrumasSavininkai nori matyti ne tik sąskaitas, bet ir realų SLA, darbų kokybę bei pakartotinius gedimus.
- Duomenimis grįstos investicijosTurto būklės, sąnaudų ir gedimų istorija tampa pagrindu renovacijos bei kapitalo planams.
Tipinė veiklos grandinė
01
Turto ir sutarčių registras
Valdomi objektai, patalpos, įrenginiai, dokumentai, paslaugų sutartys ir atsakomybės.
02
Kliento ar naudotojo užklausa
Poreikis registruojamas, klasifikuojamas, suskirstomas pagal svarbą ir susiejamas su objektu.
03
Darbo paskyrimas
Užduotis perduodama vidinei komandai arba rangovui pagal kompetenciją, sutartį ir SLA.
04
Atlikimas ir įrodymai
Registruojamas laikas, medžiagos, nuotraukos, patikros ir faktinis rezultatas.
05
Priėmimas, sąnaudos ir sąskaita
Tikrinamas atlikimas, priskiriamos sąnaudos, tvirtinami aktai ir klientų apskaita.
06
Portfelio analizė ir investicijos
Lyginami objektų SLA, energija, gedimai, sąnaudos, būklė ir kapitalo poreikis.
Veiklos srities skaitmeninės brandos modelis
0
Objektų aptarnavimas nekaupia bendros istorijos
Užklausos priimamos telefonu ar el. paštu, rangovų darbai ir sąnaudos kaupiami atskirai, o objekto bei įrenginių istorija nėra patikimai atsekama.
1
Objektai valdomi atskirai
Kiekvienas administratorius naudoja savo lenteles, kontaktus ir el. pašto istoriją, todėl portfelio vaizde trūksta svarbios informacijos.
2
Skaitmeninės užklausos ir apskaita
Dalis darbų registruojama sistemose, bet turto, rangovų, sąnaudų ir klientų duomenys išlieka atskirti.
3
Vieningas objekto paslaugų procesas
Užklausa, užduotis, rangovas, atlikimo įrodymai, SLA ir sąnaudos susieti su konkrečiu objektu bei įrenginiu.
4
Portfelio valdymas realiu laiku Siektina
Vadovai lygina objektus pagal vienodus rodiklius, o išimtys bei biudžeto nuokrypiai matomi laiku.
5
Prognozuojama turto priežiūra
Istorija, BMS, energijos ir gedimų duomenys naudojami investicijų, priežiūros bei rangovų poreikiui prognozuoti.
Esminė išvada
Didžiausia administravimo našta atsiranda, kai viena užklausa keliauja per kelis kanalus, o rangovo darbas, įrodymai, sąskaita ir paslaugos lygis nesusiejami. Vieno objekto užklausų procesas yra praktiškas būdas sukurti patikimą kasdienio darbo duomenų pagrindą.
Pirmasis prioritetas - vieno objekto užklausos procesas nuo kliento registracijos iki rangovo darbo, SLA, priėmimo, sąnaudų ir uždarymo.