Dauguma įmonių naudoja sistemas, kuriose registruojami klientai, užsakymai, sąskaitos, projektai, užduotys, dokumentai, prekės ar darbuotojų veiksmai.
Sprendimus priimantiems vadovams svarbu ne tik tai, ar duomenys kažkur saugomi, bet ar sistemos padeda suprasti, kur verslas uždirba, kur stringa procesai ir kur prarandami pinigai arba neišnaudojamos galimybės.
Sistema, kuri tik kaupia informaciją, nebūtinai padeda valdyti verslą.
Duomenų kiekis dar nereiškia verslo kontrolės
CRM rodo klientus, projektų valdymo įrankis rodo užduotis, buhalterinė sistema rodo sąskaitas, sandėlio sistema rodo likučius, Excel failai rodo planus.
Bet jeigu norint suprasti realią situaciją reikia jungtis į kelias sistemas, klausti kelių žmonių ir rankiniu būdu susirinkti skaičius, vadovas nemato pilno vaizdo be papildomo laiko ir pastangų.
Klientai su didele apyvarta, bet mažu pelningumu
Didelis klientas nebūtinai yra geras klientas. Jis gali generuoti daug pajamų, bet kartu reikalauti daug vadybininkų laiko, papildomų nuolaidų, nestandartinių sąlygų, daug aptarnavimo, dažnų pakeitimų ar sudėtingo administravimo.
Jeigu sistema rodo tik apyvartą, toks klientas atrodo svarbus. Bet vadovui svarbiau matyti kiek iš kliento užsakymų uždirbama.
Projektai, kuriuose valandos dega greičiau nei planuota
Projektas gali atrodyti kontroliuojamas, kol nepasibaigia biudžetas. Jeigu sistema rodo tik užduotis ir terminus, vadovas gali nematyti, kad realios darbo valandos jau seniai viršija planą.
Sistema turėtų rodyti ne tik tai, kas padaryta, bet ir kiek darbo jau sunaudota, kiek jo liko ir ar projektas vis dar turi galimybę būti pelningas.
Užsakymai, kurie reikalauja per daug rankinio darbo
Kai kurie užsakymai atrodo paprasti, bet realybėje reikalauja daug vidinių veiksmų: reikia patikslinti informaciją, persiųsti dokumentus, suderinti kainą, patikrinti likučius, sukelti duomenis į kitą sistemą, paklausti kolegos, atrašyti klientui ar pataisyti klaidą.
Jeigu tokie veiksmai kartojasi nuolat, tai tampa ne aptarnavimo smulkmena, o realiomis sąnaudomis.
Sistema turėtų padėti matyti, kurie procesai reikalauja daugiausia rankinio darbo.
Produktai ar paslaugos, kurios parduodamos, bet mažai uždirba
Kai kurie produktai ar paslaugos gali atrodyti sėkmingi, nes jų parduodama daug. Bet pardavimo kiekis dar neparodo pelningumo.
Gali būti, kad produktas turi mažą maržą, daug grąžinimų, sudėtingą logistiką, ilgą paruošimą ar daug klientų klausimų.
Jeigu sistema rodo tik pardavimus, vadovas mato populiarumą, bet nebūtinai mato, ar tas populiarumas iš tikrųjų kuria pelną.
Nuolaidos, kurios suteikiamos per lengvai
Nuolaidos dažnai atrodo kaip pardavimo įrankis. Bet jeigu nėra aiškios kontrolės, jos gali tapti tylia pelningumo problema.
Kas suteikia nuolaidas? Kokiems klientams? Kokiais atvejais? Ar nuolaida padidina pardavimą, ar tik sumažina maržą?
Jeigu sistema nerodo nuolaidų poveikio, vadovas gali matyti augančią apyvartą, bet prastėjančią maržą.
Vėluojantys apmokėjimai
Įmonė gali turėti pardavimų ir pelningų užsakymų, bet vis tiek jausti įtampą pinigų sraute. Viena priežasčių – vėluojantys apmokėjimai.
Sistema turėtų padėti matyti ne tik išrašytas sąskaitas, bet ir realų pinigų judėjimą: kas vėluoja, kiek vėluoja, kokie klientai vėluoja nuolat ir kokios sumos artimiausiu metu gali tapti kritinės.
Klientai, kurie pradėjo pirkti mažiau
Retėja užsakymai, mažėja krepšelio vertė, ilgėja tarpai tarp pirkimų, klientas rečiau reaguoja į pasiūlymus.
Jeigu sistema tik registruoja pardavimo faktą, šis pokytis gali būti pastebėtas per vėlai.
Sistema turėtų rodyti signalus, kai klientas keičia elgesį.
Komandos laikas, kuris dingsta administravime
Ne visos sąnaudos matosi sąskaitose - dalis jų slepiasi komandos laike.
Jeigu darbuotojai daug laiko praleidžia kopijuodami duomenis, ieškodami dokumentų, tikrindami statusus, persiųsdami informaciją ar taisydami pasikartojančias klaidas, tai yra laikas, kuris kainuoja.
Sistema turėtų padėti matyti ne tik veiksmų rezultatą, bet ir kiek rankinio darbo tam rezultatui reikia.
Sistema turi rodyti signalus, ne tik istoriją
Dalis sistemų veikia kaip archyvas - jos saugo tai, kas jau įvyko.
Tačiau dažnai trūksta realiu laiku matomų signalų: kur mažėja pelningumas, kur projektas viršija planą, kur klientas pradėjo pirkti mažiau, kur užsakymai stringa, kur komanda daro per daug rankinio darbo, kur nuolaidos valgo maržą, kur apmokėjimų vėlavimas gali sukelti pinigų srauto problemą.
Tokie signalai leidžia reaguoti anksčiau.
Ką verta pasitikrinti savo sistemose?
Ar matote ne tik apyvartą, bet ir klientų pelningumą?
Ar projektų sistemoje aišku, kiek darbo jau sunaudota ir kiek dar liko?
Ar matote, kurie užsakymai reikalauja daugiausia rankinio darbo?
Ar galite matyti, kurie produktai ar paslaugos kuria didžiausią realią naudą?
Ar nuolaidos valdomos ir matomos kaip finansinis rodiklis?
Ar sistema rodo vėluojančių apmokėjimų poveikį pinigų srautui?
Ar matote klientus, kurie pradėjo pirkti mažiau?
Ar aišku, kur komanda praranda daugiausia laiko?
Ar sistema parodo rizikas, ar tik saugo faktus?
Ar vadovas gali greitai suprasti, kur reikia dėmesio?
Jeigu į daugumą klausimų atsakymas yra „ne“, sistema galbūt veikia techniškai, bet dar nepadeda pakankamai gerai valdyti verslo.
Tikroji sistemų vertė atsiranda tada, kai jos padeda problemas pamatyti anksčiau.