Pagrindinis klausimas yra ne tik kiek pinigų įmonė turi šiandien, bet kiek jų turės rytoj, po mėnesio ar metų pabaigoje. Būtent čia atsiranda pinigų srautų valdymas.
Tai nėra tik buhalterinė ataskaita ar Excel lentelė. Gerai veikiantis pinigų srautų valdymas padeda matyti realų verslo finansinį vaizdą į priekį, laiku pastebėti rizikas ir priimti sprendimus ne tada, kai problema jau tapo kritinė, o gerokai anksčiau.
Kas yra pinigų srautų valdymas?
Pinigų srautų valdymas – tai įmonės pajamų, išlaidų, būsimų mokėjimų ir finansinių įsipareigojimų planavimas laike.
Paprastai tariant, tai atsakymas į klausimus:
Kiek pinigų turėsime po savaitės?
Kokios išlaidos laukia artimiausiais mėnesiais?
Kada tikėtinas klientų sąskaitų apmokėjimas?
Kaip PVM, atlyginimai ar pasikartojančios išlaidos paveiks likutį?
Kas nutiks, jeigu vėluos vienas ar keli didesni mokėjimai?
Be tokio vaizdo į priekį verslas dažnai reaguoja pavėluotai. Sprendimai priimami tada, kai pinigų jau trūksta, o ne tada, kai riziką galima suvaldyti.
Kodėl banko likutis nėra tikras finansinis vaizdas?
Banko likutis parodo tik dabartinę situaciją. Jis neparodo, kokie mokėjimai laukia, kokios sąskaitos dar neapmokėtos, kokios pajamos tikėtinos ir kokie finansiniai įvykiai gali pakeisti situaciją artimiausiu metu.
Įmonė šiandien gali turėti pakankamą pinigų likutį, bet po kelių savaičių susidurti su trūkumu dėl atlyginimų, mokesčių, PVM, tiekėjų sąskaitų ar vėluojančių klientų mokėjimų.
Taip pat gali būti ir priešingai: šiandien situacija atrodo įtempta, bet aiškus ateinančių pajamų ir išlaidų planas leidžia matyti, kad problema laikina ir valdoma.
Todėl pinigų srautų valdymas leidžia matyti ne momentinę nuotrauką, o finansinį judėjimą laike.
Dažna problema – duomenys yra, bet jie nesujungti
Daug įmonių turi visus reikalingus duomenis, tačiau jie būna išskaidyti per skirtingas sistemas, failus ir procesus.
Sąskaitos gali būti buhalterinėje sistemoje.
Projektų informacija – projektų valdymo įrankyje.
Pardavimų prognozės – CRM sistemoje.
Pasikartojančios išlaidos – atskiroje lentelėje.
Planuojami mokėjimai – vadovo ar finansų žmogaus užrašuose.
Tokiu atveju pinigų srautų valdymas tampa rankiniu darbu. Informaciją reikia nuolat perkelti, tikrinti, atnaujinti ir derinti tarpusavyje.
Tai užima laiką ir didina klaidų riziką.
Dėl to standartiniai įrankiai dažnai išsprendžia tik dalį problemos. Jie gali padėti susivesti prognozes, tačiau jeigu nėra integracijų su realiais įmonės procesais, finansinis vaizdas greitai pasensta arba tampa netikslus.
Kuo naudingas individualus pinigų srautų valdymo sprendimas?
Individualus sprendimas leidžia pinigų srautų valdymą pritaikyti prie konkretaus verslo veikimo logikos.
Vietoje atskiros lentelės ar izoliuoto įrankio galima sujungti svarbiausius įmonės duomenis:
sąskaitas ir mokėjimus
išlaidas
pasikartojančias pajamas ir išlaidas
projektus
pardavimų prognozes
PVM
planuojamus mokėjimus
kitus verslui svarbius finansinius signalus
Toks sprendimas padeda ne tik matyti faktinius duomenis, bet ir kurti prognozę į priekį. Tai ypač svarbu, kai įmonės veikloje yra projektiniai darbai, ilgesni pardavimų ciklai, pasikartojančios išlaidos, vėluojantys apmokėjimai ar didesni finansiniai įsipareigojimai.
Svarbiausi pinigų srautų valdymo elementai
Geras pinigų srautų valdymo sprendimas turėtų apimti ne tik faktinius įrašus, bet ir prognozes, pasikartojančius įrašus bei galimybę matyti būsimus pokyčius.
Faktinės pajamos ir išlaidos
Reikalingas aiškus realių sąskaitų, išlaidų, mokėjimų ir jų poveikio pinigų likučiui vaizdas.
Pardavimų prognozės
Svarbu matyti ne tik patvirtintas pajamas, bet ir galimus pardavimus. Tai padeda anksčiau pastebėti būsimas rizikas arba galimybes.
Pasikartojančios pajamos ir išlaidos
Pastovias pajamas ir išlaidas verta planuoti į priekį kaip prognozę. Tai leidžia tiksliau matyti būsimą pinigų judėjimą.
PVM prognozavimas
PVM turi didelę įtaką pinigų srautams, todėl jį svarbu matyti iš anksto. Tai gali padėti geriau planuoti sąskaitų išrašymo ir apmokėjimų laiką.
Faktų susiejimas su prognozėmis
Kai planuotas įrašas tampa realia sąskaita, išlaida ar mokėjimu, svarbu jį susieti su ankstesne prognoze. Taip aiškiai matoma, kas jau įvyko, o kas dar tik planuojama.
Sprendimų priėmimas anksčiau
Didžiausia vertė atsiranda tada, kai finansinės rizikos matomos dar prieš joms tampant kritinėmis. Tai leidžia priimti sprendimus ramiau ir tiksliau.
Kada verta galvoti apie individualų sprendimą?
Individualus pinigų srautų valdymo sprendimas aktualus tada, kai standartinių įrankių ar Excel lentelių nebepakanka.
Dažniausi signalai:
duomenys laikomi keliose skirtingose sistemose
finansų prognozės atnaujinamos rankiniu būdu
sunku tiksliai matyti pinigų likutį į priekį
nėra aiškaus ryšio tarp pardavimų, projektų, sąskaitų ir išlaidų
vadovui reikia greitesnio ir tikslesnio finansinio vaizdo
įmonė nori laiku pastebėti rizikas, o ne reaguoti pavėluotai
Tokiais atvejais individualus sprendimas gali tapti ne tik finansų valdymo įrankiu, bet ir svarbia vadovo sprendimų priėmimo sistema.
Pinigų srautų valdymas – ne tik finansų klausimas
Pinigų srautų valdymas dažnai laikomas finansų skyriaus ar buhalterijos atsakomybe. Tačiau iš tikrųjų tai yra vienas svarbiausių verslo valdymo įrankių.
Jis padeda vadovui suprasti, kada galima investuoti, kada reikia būti atsargesniems, kokie projektai daro didžiausią įtaką pinigų judėjimui ir kur gali atsirasti finansinė įtampa. Kuo anksčiau verslas mato būsimą situaciją, tuo daugiau galimybių turi ją suvaldyti.
Jeigu standartinių įrankių nebeužtenka ir pinigų srautų valdymui reikalingas sprendimas, pritaikytas prie konkrečių įmonės procesų, galime padėti jį suprojektuoti ir sukurti.