Kada verslui iš tikrųjų reikia individualios sistemos?

Individuali sistema nėra atsakymas į kiekvieną verslo problemą.

Daugeliui problemų spręsti visiškai pakanka standartinių sprendimų: apskaitos programos, CRM, projektų valdymo įrankio, elektroninės parduotuvės platformos ar dokumentų valdymo sistemos.

Problema atsiranda tada, kai verslas pradeda nuolat taikytis prie naudojamų įrankių, o svarbūs procesai vis tiek lieka išskaidyti tarp el. pašto, „Excel“, atskirų sistemų ir darbuotojų atminties.

Reikia įvertinti, ar esami technologiniai ribojimai nepradeda stabdyti augimo, didinti veiklos kaštų, lėtinti klientų aptarnavimo ar kurti per daug priklausomybės nuo rankinio darbo.

Šeši požymiai, padedantys suprasti, kada individualios sistemos kūrimas gali būti pagrįsta investicija.

1. Standartiniai įrankiai nebeatitinka realaus proceso

Pradžioje verslas dažniausiai prisitaiko prie turimų įrankių.

Dalis proceso valdoma CRM, dalis – apskaitos sistemoje, dar kita dalis – lentelėse, el. paštu ar bendruose kataloguose.

Kol veiklos apimtis nedidelė, toks modelis gali veikti pakankamai gerai. Tačiau augant klientų, darbuotojų, užsakymų ar išimčių skaičiui, pradeda ryškėti ribojimai.

Darbuotojai turi:

• tuos pačius duomenis suvesti keliose vietose

• kopijuoti informaciją iš vienos sistemos į kitą

• dalį proceso atlikti sistemoje, o dalį už jos ribų

• prisiminti taisykles, kurios niekur nėra aiškiai aprašytos

• rankiniu būdu tikrinti tai, ką sistema galėtų patikrinti automatiškai

• apeiti standartinę įrankio logiką, kad procesas apskritai veiktų

Vienas nepatogumas dar nereiškia, kad būtina kurti individualų sprendimą.

Tačiau jeigu didelė proceso dalis jau paremta apeinamaisiais veiksmais, tai rodo, kad naudojami įrankiai nebeatitinka tikrų verslo procesų.

Svarbiausias klausimas:

Ar sistema padeda vykdyti procesą, ar darbuotojai nuolat kompensuoja jos trūkumus?

Jeigu pagrindinis darbas vyksta ne sistemoje, o aplink ją, individualaus sprendimo poreikį verta vertinti rimčiau.

2. Vienam procesui naudojama per daug atskirų sistemų

Kartais problema nėra ta, kad naudojamos sistemos blogos.

Problema ta, kad kiekviena jų sprendžia tik mažą bendro proceso dalį.

Pavyzdžiui:

• klientų duomenys saugomi CRM

• užsakymai gaunami el. paštu

• kainos valdomos ERP

• dokumentai laikomi bendrame diske

• būsenos sekamos „Excel“

• užduotys perduodamos atskirame komunikacijos kanale

• klientui informacija pateikiama telefonu arba rankiniu laišku

Kiekvienas įrankis atskirai gali būti tinkamas, tačiau visas procesas lieka lėtas, sunkiai kontroliuojamas ir priklausomas nuo žmonių veiksmų.

Tokioje situacijoje nebūtinai reikia pakeisti visas sistemas.

Dažnai racionaliausias sprendimas yra individualus portalas ar valdymo sistema, kuri tampa centriniu proceso sluoksniu ir sujungia jau naudojamus įrankius.

Pavyzdžiui, klientų savitarnos portalas gali:

• paimti kainas iš ERP

• užsakymą perduoti į apskaitos ar sandėlio sistemą

• dokumentus parodyti klientui

• būsenas atnaujinti automatiškai

• sumažinti darbą el. paštu

• suteikti vieną aiškią vietą tiek klientui, tiek darbuotojui

Todėl prieš priimant sprendimą verta įvertinti tris variantus:

1. Ar pakaktų sujungti esamas sistemas integracijomis?

2. Ar galima išplėsti vieną iš jau naudojamų sprendimų?

3. Ar reikia individualios sistemos, kuri valdytų visą procesą?

Individualus kūrimas pagrįstas tada, kai esami įrankiai neleidžia suformuoti vientiso proceso arba jų pritaikymas tampa sudėtingesnis už naujo sprendimo sukūrimą.

3. Dabartinis procesas nebegali augti kartu su verslu

Vienas aiškiausių individualios sistemos poreikio signalų – kai augant veiklos apimčiai proporcingai auga ir rankinio darbo kiekis.

Pavyzdžiui:

• padvigubėjus užsakymų skaičiui reikia dvigubai daugiau duomenų administratorių

• naujo kliento aptarnavimas reikalauja daug rankinio pasiruošimo

• kiekviena nauja rinka sukuria dar vieną atskirą procesą

• naujos paslaugos negalima paleisti be papildomų lentelių ir rankinių veiksmų

• klientai negali savarankiškai pateikti užsakymų, dokumentų ar prašymų

• vadybininkai didelę dalį laiko skiria ne pardavimui, o administravimui

• skirtingi padaliniai dirba pagal skirtingą logiką

Tokiu atveju technologinis ribojimas jau veikia ne tik darbo patogumą, bet ir verslo augimo galimybes.

Vadovui verta užduoti paprastą klausimą:

Jeigu mūsų užsakymų, klientų ar darbuotojų skaičius per artimiausius metus padvigubėtų, ar dabartinis procesas tai atlaikytų?

Jeigu atsakymas neigiamas, individuali sistema gali tapti ne papildomu patogumu, o būtina augimo infrastruktūros dalimi.

Gerai suprojektuotas sprendimas leidžia auginti veiklos apimtį ne tokiu pačiu tempu didinant administracinį darbą.

Jis gali:

• automatizuoti pasikartojančius veiksmus

• suteikti klientams savitarnos galimybes

• centralizuoti duomenis

• standartizuoti procesus

• sumažinti priklausomybę nuo konkrečių darbuotojų

• leisti naują paslaugą ar kanalą paleisti greičiau

Turi būti aišku, kokį konkretų verslo ribojimą naujas sprendimas pašalins.

4. Procesas yra specifinis ir svarbus jūsų verslui

Individualiai kurti verta ne viską.

Daug standartinių verslo funkcijų jau turi gerus rinkoje esančius sprendimus. Dažniausiai nėra prasmės nuo nulio kurti bendros paskirties apskaitos, komunikacijos, dokumentų pasirašymo ar projektų valdymo įrankio.

Individualus kūrimas racionaliausias tada, kai procesas yra:

• svarbus kasdienei veiklai

• tiesiogiai susijęs su pajamomis

• išskiriantis įmonę iš konkurentų

• paremtas specifinėmis verslo taisyklėmis

• sunkiai pritaikomas standartiniame produkte

• jungiantis kelias skirtingas naudotojų grupes

• priklausomas nuo nestandartinių integracijų

• turintis sudėtingą kainodarą, teisių ar patvirtinimų logiką

Pavyzdžiui, individuali sistema gali būti pagrįsta, jeigu įmonė turi:

• specifinį B2B užsakymų procesą

• individualias kainas skirtingiems klientams

• kelių etapų paraiškų ar patvirtinimų logiką

• sudėtingą paslaugų skaičiavimą

• partnerių, tiekėjų ir darbuotojų portalą

• nestandartinį dokumentų ar duomenų apsikeitimą

• paslaugą, kurios pagrindas yra pati skaitmeninė platforma

Esminė taisyklė:

Individualiai verta kurti tai, kas svarbu būtent jūsų verslui, o ne tai, ką rinkoje jau gerai išsprendžia standartiniai produktai.

Kuo procesas labiau susijęs su įmonės konkurenciniu pranašumu, tuo labiau pagrįsta investuoti į sprendimą, pritaikytą konkrečiai veiklos logikai.

5. Nieko nekeisti jau kainuoja daugiau, nei atrodo

Vertinant individualios sistemos kūrimą, dažniausiai pirmiausia matoma projekto kaina.

Tačiau daug rečiau skaičiuojama, kiek kainuoja dabartinė situacija.

Ši kaina susideda ne tik iš programų licencijų.

Reikia įvertinti:

• darbuotojų laiką, skiriamą rankiniam darbui

• pasikartojantį duomenų suvedimą

• klaidų taisymą

• prarastas ar pavėluotas užklausas

• lėtą klientų aptarnavimą

• kelių atskirų sistemų išlaikymą

• rankinį ataskaitų rengimą

• priklausomybę nuo vieno darbuotojo

• neįgyvendintas plėtros galimybes

• senos sistemos priežiūros kaštus

• procesų sutrikimus ir prastovas

Paprastas vertinimo principas:

Problemos metinė kaina = rankinio darbo kaštai + klaidų kaštai + esamų sprendimų išlaikymas + prarastos galimybės

Ne viską galima tiksliai paversti eurais, tačiau bent didžiausias kaštų dalis įvertinti būtina.

Pavyzdžiui, jeigu šeši darbuotojai kas savaitę po kelias valandas rankiniu būdu perkelia užsakymų duomenis, vien šio darbo metinė kaina gali būti reikšminga.

Pridėjus klaidas, klientų laukimą, lėtesnį užsakymų apdorojimą ir prarastas galimybes, 40 000 ar 60 000 eurų investicija į sistemą gali atrodyti visiškai kitaip.

Svarbiausia lyginti ne tik projekto kainą, bet ir alternatyvas:

• kiek kainuos tęsti dabartinį procesą dar kelis metus

• kiek kainuotų standartinio sprendimo pritaikymas

• kiek kainuotų integruoti esamas sistemas

• kokią naudą sukurtų individualus sprendimas

• per kiek laiko investicija galėtų atsipirkti

Tik tada galima priimti racionalų sprendimą.

6. Įmonė pasirengusi keisti ne tik sistemą, bet ir darbo būdą

Nauja sistema savaime neišsprendžia organizacinių problemų.

Jeigu neaiškios atsakomybės, procesai nuolat keičiasi, sprendimai nepriimami, o skirtingi padaliniai nesutaria dėl bendros tvarkos, technologija šių problemų automatiškai nepašalins.

Individualaus projekto kūrimas prasmingas tada, kai organizacija pasirengusi:

• aiškiai aprašyti dabartinius procesus

• įvardyti, kas neveikia

• priimti sprendimus dėl būsimos tvarkos

• paskirti atsakingus žmones

• skirti laiko testavimui

• įtraukti realius naudotojus

• keisti nusistovėjusius darbo įpročius

• apmokyti darbuotojus

• prižiūrėti ir plėtoti sprendimą po paleidimo

Kuo daugiau padalinių, naudotojų ir integracijų, tuo didesnė dalis projekto sėkmės priklauso ne nuo programavimo, o nuo organizacijos gebėjimo susitarti.

Prieš pradedant verta atsakyti:

• kas priims galutinius sprendimus

• kas atstovaus naudotojams

• kas pateiks informaciją apie procesus

• kas tvirtins rezultatą

• kas rūpinsis sprendimu po paleidimo

• kaip bus valdomi nauji poreikiai

Jeigu organizacija nėra pasirengusi šiems veiksmams, pirmiausia gali būti prasmingiau susitvarkyti procesus ir tik tada pradėti programavimą.

Kada individualios sistemos kūrimas greičiausiai nėra geriausias sprendimas?

Individuali sistema nėra racionali vien todėl, kad esamas įrankis nepatogus ar vizualiai pasenęs.

Kūrimą verta atidėti arba rinktis kitą kelią, jeigu:

• poreikį pilnai išsprendžia standartinis produktas

• procesas nėra pakankamai svarbus verslui

• problema pasitaiko retai

• rankinio darbo kiekis nedidelis

• nėra aiškaus atsakingo žmogaus

• organizacija dar nežino, kaip turėtų veikti būsimas procesas

• įmonė nenori keisti dabartinės darbo tvarkos

• projekto nauda akivaizdžiai mažesnė už investiciją

• sprendimas kuriamas tik todėl, kad „kitos įmonės irgi turi“

Kartais geriausias sprendimas yra ne nauja sistema, o:

• esamo proceso supaprastinimas

• standartinio produkto diegimas

• kelių sistemų integracija

• dabartinio sprendimo išplėtimas

• nedidelis automatizavimo projektas

• aiškesnis atsakomybių paskirstymas

Individualus kūrimas turėtų būti ne pirmas, o gerai pagrįstas pasirinkimas.

Kaip priimti sprendimą?

Prieš investuojant į individualią sistemą verta atsakyti į šešis klausimus:

1. Ar esami įrankiai iš tikrųjų nebeatitinka mūsų proceso?

2. Ar viena svarbi veiklos dalis suskaidyta tarp per daug sistemų?

3. Ar dabartinis procesas stabdo verslo augimą?

4. Ar šis procesas yra specifinis ir svarbus mūsų veiklai?

5. Ar problemos kaina jau pagrindžia galimą investiciją?

6. Ar organizacija pasirengusi pakeisti ne tik technologiją, bet ir darbo būdą?

Jeigu į daugumą šių klausimų atsakymas yra „taip“, verta galvoti apie individualios sistemos kūrimą.

Pirmiausia reikia:

• išanalizuoti dabartinį procesą

• aiškiai įvardyti problemą

• nustatyti pirmojo etapo ribas

• įvertinti alternatyvas

• apskaičiuoti galimą naudą

• parengti sprendimo struktūrą ir prototipą

Tik tada galima patikimai įvertinti projekto apimtį, investiciją ir terminą.

Individuali sistema turi spręsti verslo ribojimą

Individualios sistemos verta imtis ne tada, kai esami įrankiai tiesiog erzina.

Ji tampa pagrįsta tada, kai standartiniai sprendimai nebeatitinka svarbaus proceso, rankinis darbas kainuoja per daug, technologiniai ribojimai stabdo augimą, o įmonė yra pasirengusi keisti savo veikimo būdą.

Geras individualus sprendimas nėra daugiau funkcijų turinti sistema.

Tai sistema, kuri tiksliai atitinka svarbų verslo procesą, sumažina nereikalingą darbą ir sudaro sąlygas veiklai augti.

Todėl prieš kodą svarbiausia atsakyti ne į klausimą „ką galime sukurti?“, o į daug svarbesnį:

Kokią konkrečią verslo problemą ši sistema turi išspręsti?

Reikia pagalbos priimant sprendimus? Pasikalbėkime!