Skiriasi klientai, procesai, naudojamos sistemos ir reguliavimo aplinka, tačiau didžiausią skaitmenizacijos vertę beveik visur riboja tie patys dalykai: išskaidyti duomenys, rankiniu būdu sujungiami procesai ir nepakankamai aiškus ryšys tarp technologijos bei verslo rezultato.
Kas jau veikia gerai
Dauguma įmonių nebepradeda nuo nulio. Jos jau naudoja apskaitos, klientų valdymo, gamybos, sandėlio, dokumentų, rezervacijų ar kitas veiklai svarbias sistemas.
Pagrindiniai procesai bent iš dalies vyksta skaitmeniniu būdu, sukaupta daug vertingų duomenų, o rinkoje yra pakankamai brandžių technologijų didžiajai daliai kasdienių problemų spręsti.
Tai reiškia, kad pagrindinis klausimas dažniausiai nebėra, ar verslą galima skaitmenizuoti. Svarbiau suprasti, kaip jau naudojamus įrankius ir duomenis paversti viena nuosekliai veikiančia sistema.
Kur dažniausiai stringa procesai
Didžiausios problemos atsiranda ne vienoje sistemoje, o tarp sistemų ir procesų.
Kliento užklausa ne visada tampa aiškia darbuotojo užduotimi. Planas nesusiejamas su faktiniu atlikimu. Sandėlio, gamybos ar paslaugos duomenys finansus pasiekia pavėluotai. Ta pati informacija kelis kartus suvedama skirtingose vietose.
Todėl įmonė gali turėti daug skaitmeninių įrankių, tačiau vis tiek priklausyti nuo skaičiuoklių, el. laiškų, žinučių ir darbuotojų atminties.
Tokioje aplinkoje sunku tiksliai matyti proceso būseną, savikainą, pajėgumą, kliento patirtį ar tikrąjį atskirų produktų, paslaugų ir klientų pelningumą.
Technologijų dažniausiai netrūksta
Analizės parodė, kad technologinis pasirengimas retai yra pagrindinis pokyčio stabdis.
Daug dažniau trūksta vienodų duomenų, aiškių procesų būsenų, atsakomybių ir susitarimo, kuris informacijos šaltinis laikomas pagrindiniu.
Dėl to pažangios analitikos, prognozių ar DI projektai kartais pradedami per anksti. Jie gali pateikti daugiau įžvalgų, tačiau nepadeda, jei organizacija dar nežino, kas iš tikrųjų buvo atlikta, kokie duomenys yra patikimi ir kokį veiksmą turi sukelti gautas signalas.
Didžiausia galimybė kartojasi beveik visuose sektoriuose
Nepriklausomai nuo veiklos srities, didžiausia vertė atsiranda sujungus keturis dalykus: planą, faktinį atlikimą, rezultatą ir finansinį poveikį.
Gamyboje tai gali būti užsakymo kelias nuo poreikio iki pagamintos partijos ir savikainos.
Prekyboje – nuo kliento užsakymo iki likučio, pristatymo ir maržos.
Švietime – nuo priėmimo iki mokymosi veiklos, suteiktos pagalbos ir pasiekto rezultato.
Žemės ūkyje – nuo suplanuoto darbo iki faktinio medžiagų sunaudojimo, produkcijos ir lauko ar bandos pelningumo.
Paslaugų sektoriuje – nuo kliento poreikio iki darbuotojo užduoties, atlikto darbo, patvirtinimo ir sąskaitos.
Skiriasi procesas, tačiau logika išlieka ta pati: duomenys turi ne tik aprašyti veiklą, bet ir padėti ją valdyti.
Dažniausia investicijų klaida
Įmonės dažnai pradeda nuo klausimo:
Kokią naują sistemą turėtume įsidiegti?
Tačiau vertingesnis klausimas būtų:
Kuris konkretus procesas šiandien labiausiai riboja pajamas, pelningumą, pajėgumą arba klientų patirtį?
Bandymas vienu projektu pakeisti visas sistemas dažniausiai padidina sudėtingumą, projekto riziką ir pasipriešinimą pokyčiui.
Daug patikimesnis kelias – pasirinkti vieną dažną, vertingą ir pamatuojamą scenarijų. Jį įgyvendinti nuo pradžios iki rezultato, pašalinti lygiagretų rankinį procesą ir tik tada plėsti sprendimą kitoms veiklos sritims.
Bendra sektorių brandos situacija
Daugelyje sektorių tipinė skaitmeninė branda yra vidutinė.
Pagrindinės sistemos jau naudojamos, tačiau procesų ir duomenų integracija dar nėra vienoda. Pažangesnės organizacijos geba matyti aktualią veiklos būseną ir priimti sprendimus pagal duomenis, tačiau rinkos vidurkis vis dar dažnai remiasi rankiniu informacijos sujungimu.
Tai kartu yra ir silpnybė, ir didžiausia galimybė.
Įmonėms ne visada reikia pradėti nuo brangaus visos infrastruktūros keitimo. Didelę vertę galima sukurti sujungus jau turimus duomenis, pašalinus kelias svarbiausias rankinio darbo vietas ir suteikus darbuotojui ar klientui vieną aiškią darbo erdvę.
Kokių IT sprendimų dažniausiai reikia?
Klientų, narių ir partnerių savitarnos portalų.
Jie leidžia savarankiškai pateikti užsakymus, dokumentus, paraiškas, matyti proceso būseną ir atlikti mokėjimus.
Skaitmeninių darbuotojų darbo vietų.
Vienoje sistemoje darbuotojas mato užduotis, terminus, reikalingus duomenis ir registruoja faktinį rezultatą.
Užsakymų, darbų ir pajėgumų valdymo sistemų.
Jos sujungia kliento poreikį su darbuotojais, technika, medžiagomis, grafiku ir faktiniu atlikimu.
Sistemų integracijų.
Apskaitos, klientų, sandėlio, gamybos ir kitų sistemų duomenys perduodami automatiškai, todėl jų nebereikia pakartotinai suvesti rankomis.
Savikainos ir pelningumo analitikos.
Ji leidžia matyti ne tik bendrą įmonės rezultatą, bet ir konkretaus užsakymo, produkto, kliento, projekto ar objekto maržą.
Atsekamumo ir dokumentų automatizavimo sprendimų.
Kasdienėje veikloje surinkti duomenys panaudojami partijų istorijai, dokumentams, sertifikatams, deklaracijoms ir ataskaitoms.
DI asistentų.
Jie padeda rasti patikimą informaciją, parengti juodraščius, pastebėti nukrypimus ir pasiūlyti kitą veiksmą, tačiau turi veikti konkrečiame procese ir remtis patikimais duomenimis.
Išvada
Skaitmenizacijos vertę kuria ne sistemų ar funkcijų skaičius, o tai, kad verslas greičiau priima sprendimus, aptarnauja daugiau klientų, tiksliau valdo sąnaudas ir gali augti nedidindamas administracijos darbo krūvio.