Chemijos produktų informacijos ir saugos dokumentų valdymo sistema
Produktų specialistas tvarko chemijos prekių specifikacijas, saugos dokumentus ir naudojimo informaciją. Klientui perduodami konkrečiai medžiagai tinkami patvirtinti dokumentai.
Specifikacijos, koncentracijos, grynumas, pakuotės, panaudojimo ribos ir dokumentai laikomi skirtinguose failuose ar sistemose. Pasiūlymai rengiami lėtai, o neteisinga savybė gali lemti netinkamą medžiagą kliento procesui.
Kaip veikia sprendimas
- Tiekėjo dokumentas susiejamas su konkrečia medžiaga, specifikacija ir taikymo sritimi.
- Specialistas patikrina kritines savybes, naudojimo ribas ir pateikimo kalbą.
- Patvirtinta versija perduodama ją naudojantiems procesams bei reikiamiems gavėjams.
- Pakeitimo istorija leidžia atkurti, kokia informacija galiojo konkretaus tiekimo metu.
Pagrindinės problemos
- Techninės specifikacijos ir produkto duomenys išskaidyti
- Saugos ir techninių dokumentų versijos nepakankamai kontroliuojamos
Sprendimo funkcijos
Techninės specifikacijos
Kiekviena produkto šeima turi valdomus koncentracijos, grynumo, dalelių dydžio ir kitus kritinius parametrus.
Panaudojimo ribos
Produkto duomenyse saugoma leidžiama paskirtis, apribojimai ir klientui svarbūs techniniai kriterijai.
Saugos ir techniniai dokumentai
saugos duomenų lapai, specifikacijos, sertifikatai ir kiti failai valdomi su versija, kalba, rinka ir galiojimo būsena.
Pakuotės ir logistinės savybės
Produktui priskiriamos pakuotės, svoris, medžiagos klasė ir kiti logistikai reikalingi duomenys.
Patvirtinimo kontrolė
Naujas ar pakeistas techninis duomuo publikuojamas tik po atsakingo specialisto patvirtinimo.
Veiklos kontekstas
- Techninės specifikacijos ir produkto duomenys išskaidyti
- Specifikacijos, koncentracijos, grynumas, pakuotės, panaudojimo ribos ir dokumentai laikomi skirtinguose failuose ar sistemose. Pasiūlymai rengiami lėtai, o neteisinga savybė gali lemti netinkamą medžiagą kliento procesui.
- Saugos ir techninių dokumentų versijos nepakankamai kontroliuojamos
- Tiekėjų saugos lapai, specifikacijos ir sertifikatai atnaujinami skirtingu metu bei keliuose kanaluose. Klientui gali būti pateiktas pasenęs dokumentas, o darbuotojai gaišta laiką tikrindami galiojančią versiją.
- Tiksli specifikacija padeda žaliavai patekti į kliento gamybą
- Prieš patvirtindamas naują medžiagą klientas tikrina jos savybes ir naudojimo informaciją. Lengvai pateikiami aktualūs dokumentai pagreitina šį apsikeitimą duomenimis. Pardavimo komanda gali tęsti techninį derinimą turėdama aiškų pagrindą, kuriam produktui ir paskirčiai taikomas pasiūlymas.
Pagrindinės funkcijos
- Techninės specifikacijos
- Panaudojimo ribos
- Saugos ir techniniai dokumentai
- Pakuotės ir logistinės savybės
- Patvirtinimo kontrolė
Pagrindinės integracijos
- Įmonės išteklių planavimo sistema (ERP)
- Produktų kodai, kainos ir užsakymo ryšys.
- Tiekėjų duomenų šaltiniai
- Techninių dokumentų atnaujinimai.
- Verslo klientų portalas
- Klientui pateikiami patvirtinti duomenys ir dokumentai.
- Kokybės sistema
- Patvirtinimai ir neatitikimų valdymas.
- Klientų ryšių valdymo sistema (CRM)
- Klientas ir techniniai kontaktai.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Aktyvus tinkamos specifikacijos ar saugos dokumento patikros laikas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Lyginamos vienodos užklausų rūšys, įtraukiant neteisingai priskirto dokumento taisymą.
Atvejai, kai reikalingam gavėjui pateikta netinkama versija
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuojami patvirtinti pateikimo neatitikimai ir nebaigti perdavimo veiksmai.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Specifikacijos laikomos PDF ir Excel
- Klientai dažnai prašo saugos duomenų lapų ir techninių dokumentų
- Produktų parametrų versijos keičiasi
- Techninis pasiūlymas reikalauja rankinio tikrinimo
- Planuojama klientų savitarna
Įgyvendinimo sąlygos
Techninių ir saugos dokumentų priežiūrai nustatomi patikimi tiekėjų šaltiniai, versijų tvirtinimas ir gavėjų sąrašai. Specifikacijos ar saugos duomenų lapo pakeitimas turi pasiekti paveiktų produktų klientus bei procesus; įkėlimo data nepakeičia dokumento galiojimo ir patvirtinimo duomenų.
Galima tolesnė plėtra
- Atnaujintos versijos gavėjų nustatymas
- Dokumento taikymo ribų patikra