Medicinos produktų informacijos ir dokumentų valdymo sistema
Produktų specialistas tvarko medicinos prekių aprašymus ir dokumentus pagal produkto grupę, kalbą bei galiojimą. Pardavimo darbuotojai gali pateikti klientui tinkamą informaciją.
Produktų atributai, registracijos, sertifikatai, instrukcijos, laikymo sąlygos ir dokumentų versijos laikomi keliuose šaltiniuose. Klientui ar darbuotojui pateikiami pasenę dokumentai, o audito ir užsakymo kontrolė reikalauja rankinio tikrinimo.
Kaip veikia sprendimas
- Produktas priskiriamas tinkamai grupei ir susiejamas su taikomais identifikatoriais.
- Gautas dokumentas tikrinamas pagal konkretų produktą, rinką, kalbą ir jo šaltinį.
- Įgaliotas specialistas patvirtina informaciją arba grąžina ją tikslinti.
- Patvirtinta versija perduodama reikiamiems procesams; pakeitimo istorija ir ankstesnio naudojimo faktai išsaugomi.
Pagrindinės problemos
- Reguliuojamų produktų ir dokumentų duomenys išskaidyti
Sprendimo funkcijos
Produktų grupių taisyklės
Vaistams, medicinos priemonėms, reagentams, papildams ir kitoms sveikatos prekėms galima taikyti skirtingą privalomų duomenų bei kontrolės modelį.
Produkto identifikatoriai
Vidiniai kodai, gamintojo kodai ir reguliaciniai identifikatoriai susiejami su vienu produkto objektu.
Dokumentų versijų valdymas
Prie kiekvieno dokumento matoma jo versija, rinka, kalba, galiojimas ir patvirtinimo būsena.
Laikymo ir kontrolės atributai
Produktui priskiriamos temperatūros, laikymo, transportavimo ir kitos kontrolės taisyklės, naudojamos užsakymo bei logistikos procese.
Patvirtinimo darbo eiga
Naujas ar pakeistas duomuo nepublikuojamas, kol jo nepatvirtino atsakingas asmuo pagal produkto grupės taisykles.
Veiklos kontekstas
- Reguliuojamų produktų ir dokumentų duomenys išskaidyti
- Produktų atributai, registracijos, sertifikatai, instrukcijos, laikymo sąlygos ir dokumentų versijos laikomi keliuose šaltiniuose. Klientui ar darbuotojui pateikiami pasenę dokumentai, o audito ir užsakymo kontrolė reikalauja rankinio tikrinimo.
- Dokumentai padeda įvertinti produktą prieš pirkimą
- Gydymo įstaiga ar laboratorija gali nepriimti sprendimo, kol negauna reikiamos specifikacijos ar instrukcijos. Pardavėjas, lengvai randantis aktualius dokumentus, greičiau atsako į šiuos klausimus. Klientas gali vertinti būtent siūlomą produktą ir jo naudojimo sąlygas, o ne rinkti trūkstamą informaciją iš kelių šaltinių.
Pagrindinės funkcijos
- Produktų grupių taisyklės
- Produkto identifikatoriai
- Dokumentų versijų valdymas
- Laikymo ir kontrolės atributai
- Patvirtinimo darbo eiga
Pagrindinės integracijos
- Įmonės išteklių planavimo sistema (ERP)
- Produktų kodai, kainos ir užsakymo ryšys.
- Tiekėjų duomenų šaltiniai
- Registracijos, dokumentai ir produkto pakeitimai.
- Verslo klientų portalas
- Tik aktualių dokumentų ir leidžiamo asortimento pateikimas.
- Kokybės / reguliavimo sistema
- Patvirtinimai, išimtys ir audito istorija.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Aktyvus tinkamo produkto dokumento paieškos ir patikros laikas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Lyginamos vienodos dokumentų užklausų rūšys, atskiriant tiekėjo trūkstamų duomenų laukimą.
Pasenusio ar netinkamam produktui priskirto dokumento pateikimai
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuojami patvirtinti neatitikimai bei paveikti kanalai, įtraukiant po publikavimo nustatytas klaidas.
Po dokumentų patikros tęsiamų produkto pirkimo užklausų dalis
3–10%Auga
Pavyzdinė pradinė dalis - 60%. Prielaida: 15-30% likusių atvejų susiję su trūkstamais medicinos produkto dokumentais; sprendimas padėtų išspręsti 25-50% šių atvejų.
Tęsiamos užklausos dalijamos iš visų produkto dokumentų vertinimą pasiekusių palyginamų užklausų. Atskirai žymimas tęstinumas po trūkstamų dokumentų pateikimo.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Dokumentai laikomi tiekėjų laiškuose ir failuose
- Audito metu reikia rankinės paieškos
- Skirtingoms produktų grupėms taikomos skirtingos prievolės
- Dažnai keičiasi sertifikatai ar instrukcijos
- B2B kanalui reikia rodyti aktualius dokumentus
Įgyvendinimo sąlygos
Produktų dokumentų priežiūrai atskirai nustatomi vaistų, medicinos priemonių ir kitų sveikatos prekių duomenų reikalavimai. Su atsakingais specialistais suderinamas versijų patvirtinimas, perdavimas gavėjams ir turimos dokumentų ar kokybės sistemos panaudojimas.
Galima tolesnė plėtra
- Dokumento pakeitimo priėmimo patvirtinimas kanaluose
- Tiekėjo pateiktos informacijos taikymo ribų peržiūra