Teisinių paslaugų klientų savitarnos portalas
Kliento atstovas gauna jam skirtus bylos dokumentus ir teisininko klausimus. Pateikti atsakymai išsaugomi prie konkretaus dokumento bei perduodami atsakingam specialistui.
Sprendimai priimami susitikimuose, el. paštu ar žinutėmis ir ne visada susiejami su konkrečiu dokumentu, rizika ar terminu. Vėliau sunku įrodyti, kokia informacija klientui buvo pateikta ir ką jis pasirinko.
Kaip veikia sprendimas
- Parengti klientui skirtą klausimą ir reikalingą informaciją
- Patikrinti konkretaus atstovo teisę bei matomumą
- Pateikti dokumentą, pasirinkimo reikšmę ir veiksmui skirtą terminą
- Gauti atsakymą arba patikslinimo poreikį
- Perduoti sprendimą į bylą ir parodyti tolesnį veiksmą
Pagrindinės problemos
- Klientų klausimai, patvirtinimai ir strateginiai sprendimai sunkiai atsekami
Sprendimo funkcijos
Gavėjo teisė
Organizacijos kontaktas, sąskaitos gavėjas ir įgaliotas sprendėjas gali skirtis. Kiekvienas mato jo funkcijai bei teisei tinkamą apimtį.
Klausimo paaiškinimas
Teisininko paaiškintas pasirinkimas siejamas su konkrečiomis aplinkybėmis bei dokumentu. Sudėtingam klausimui paliekamas aptarimas, ne vien patvirtinimo mygtukas.
Versijos atsakymas
Sprendimas nurodo, kokią medžiagą asmuo gavo ir kokią apimtį pasirinko. Vėlesnė redakcija nepakeičia ankstesnio sprendimo turinio.
Dokumentai ir būsenos
Klientui skirtas turinys teikiamas pagal teisę bei bylos etapą. Vidinės ar kitų asmenų informacijos ribos nustatomos konkrečiai, ne vien bendru kliento paskyros vaidmeniu.
Pavedimo perdavimas
Atsakymas, susitikime priimtas sprendimas ar prašymas pasiekia atsakingą teisininką. Klientui pateikiama sutarta paslaugos apimtis ir patvirtinta atsiskaitymo informacija.
Veiklos kontekstas
- Klientų klausimai, patvirtinimai ir strateginiai sprendimai sunkiai atsekami
- Sprendimai priimami susitikimuose, el. paštu ar žinutėmis ir ne visada susiejami su konkrečiu dokumentu, rizika ar terminu. Vėliau sunku įrodyti, kokia informacija klientui buvo pateikta ir ką jis pasirinko.
- Kliento patvirtinimas siejamas su konkrečiu dokumentu
- Teisinių paslaugų užsakovui reikia suprasti, į kokį klausimą atsakyti ir kurią redakciją peržiūrėti. Matoma dokumento bei atsakymo istorija padeda išvengti skirtingų susitarimo interpretacijų. Komanda gali tęsti pavedimą pagal aiškiai užfiksuotą kliento sprendimą.
Pagrindinės funkcijos
- Gavėjo teisė
- Klausimo paaiškinimas
- Versijos atsakymas
- Dokumentai ir būsenos
- Pavedimo perdavimas
Pagrindinės integracijos
- Bylos ir dokumentų eiga
- Klientui skirtas klausimas, konkreti versija ir atsakingas gavėjas.
- Atstovavimo bei sutarties duomenys
- Sprendimo teisė, sutarta apimtis ir patikimos finansinės būsenos.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Kliento sprendimo koordinavimo darbas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojo minutes palyginamo tipo sprendimui paaiškinti, gauti ir perduoti.
Dėl neaiškios apimties kartotas sprendimas
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti sprendimus, iš naujo derintus dėl neaiškios versijos, atstovo teisės ar pasirinkimo apimties.
Neigiamų atsiliepimų apie bendradarbiavimą su teisininku dalis
4–15%Mažėja
Orientacinė prielaida: 15-30% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškiais teisininko dokumentų derinimo klausimais. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie bendradarbiavimą su teisininku skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Klientas reguliariai teikia dokumentus, derina jų versijas ir priima su pavedimu susijusius sprendimus.
- Susirašinėjime sunku atsekti, kokį dokumentą ar veiksmą klientas patvirtino ir kokia informacija jam buvo pateikta.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Portalas skirtas pasikartojančiam dokumentų derinimui ir kliento veiksmams. Vienkartinei konsultacijai gali pakakti saugaus išvados perdavimo be atskiros paskyros. Sudėtingi pasirinkimai aptariami su teisininku, o patvirtinimai susiejami su klientui pateikta informacija.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomi kliento dokumentai ir sprendimai po jų matomumo, paaiškinimo bei perdavimo patikros.