Teisinių klientų priėmimo ir interesų konfliktų patikrų sistema
Komanda surenka naujo kliento bei susijusių šalių informaciją ir patikrina galimus interesų konfliktus. Atsakingas darbuotojas priima sprendimą pagal jam leidžiamus duomenis.
Kliento duomenys, susijusios šalys, poreikis, jurisdikcija, dokumentai ir skubumas surenkami el. paštu, skambučiais ir laisvos formos failais. Bylos pradžia vėluoja, informacija dubliuojasi, o svarbūs faktai ar šalys gali būti praleisti.
Kaip veikia sprendimas
- Gauti patikrai pakankamą kliento bei šalių apimtį
- Sutikrinti tapatybę ir reikšmingus ryšius
- Pateikti galimus sutapimus įgaliotam vertintojui
- Atlikti taikomas priėmimo patikras ir priimti sprendimą
- Perduoti pavedimo būseną bei pakartoti patikrą pasikeitus aplinkybėms
Pagrindinės problemos
- Kliento ir teisinio klausimo priėmimas vyksta rankiniu būdu
- Interesų konfliktų patikrai trūksta vienodų ir išsamių duomenų
Sprendimo funkcijos
Minimali pradžios informacija
Prieš atveriant visą medžiagą surenkama patikrai reikalinga šalių ir klausimo apimtis. Jautrių duomenų rinkimas derinamas su priėmimo eiga.
Tapatybė ir ryšiai
Pavadinimo variantas, ankstesnis vardas ar susijusi įmonė tikrinami pagal tinkamus identifikatorius. Vien teksto panašumas nei patvirtina, nei paneigia konfliktą.
Ribota prieiga prie interesų konflikto informacijos
Patikros gavėjas gauna sprendimui reikalingą informaciją. Kitos komandos konfidencialios bylos turinys netampa visiems matomu paieškos rezultatu.
Įgaliotas sprendimas
Tikras konfliktas ir leistinas tolesnis veiksmas vertinami pagal taikomas profesines taisykles. Bendras kliento sutikimas ar vadovo mygtukas nepanaikina bet kokio draudimo.
Pakartotinė patikra
Nauja šalis, pasikeitusi apimtis ar reikšmingas ryšys sukuria peržiūros poreikį. Ankstesnis priėmimas nėra amžinas leidimas visiems naujiems klausimams.
Veiklos kontekstas
- Kliento ir teisinio klausimo priėmimas vyksta rankiniu būdu
- Kliento duomenys, susijusios šalys, poreikis, jurisdikcija, dokumentai ir skubumas surenkami el. paštu, skambučiais ir laisvos formos failais. Bylos pradžia vėluoja, informacija dubliuojasi, o svarbūs faktai ar šalys gali būti praleisti.
- Interesų konfliktų patikrai trūksta vienodų ir išsamių duomenų
- Klientų, susijusių šalių, ankstesnių bylų ir darbuotojų ryšiai tikrinami keliuose registruose bei darbuotojų atmintyje. Gali būti priimta netinkama užduotis arba patikra trunka per ilgai ir stabdo skubų darbą.
- Naujo kliento priėmimas turi aiškų sprendimo pagrindą
- Potencialiam klientui svarbu gauti atsakymą, ar kontora gali imtis jo klausimo. Nuosekliai surinkti šalių duomenys leidžia įgaliotam darbuotojui atlikti reikalingą peržiūrą. Priėmimo eiga gali būti planuojama tiksliau, neatskleidžiant kitų klientų konfidencialios informacijos.
Pagrindinės funkcijos
- Minimali pradžios informacija
- Tapatybė ir ryšiai
- Ribota prieiga prie interesų konflikto informacijos
- Įgaliotas sprendimas
- Pakartotinė patikra
Pagrindinės integracijos
- Klientų ir ankstesnių užduočių registrai
- Pagal prieigos teises pateikti šalių duomenys ir vertinimui svarbūs jų ryšiai.
- Priėmimo ir įgaliojimų šaltinis
- Taikomos patikros, profesinis sprendėjas ir pavedimo apimtis.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Priėmimo patikros koordinavimo darbas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojų minutes palyginamos apimties priėmimo patikrai parengti ir suderinti.
Po pradžios rastas iš anksto nustatomas konfliktas
2–12%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 10-30% aprašytomis kontrolės priemonėmis paveikiamų neatitikimų. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti pradėtas užduotis, kurioms vėliau aptiktas iš iki priėmimo prieinamų duomenų nustatomas konfliktas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Prieš priimant klientą reikia patikrinti su juo ir pavedimu susijusias šalis keliuose informacijos šaltiniuose.
- Pavedimo metu atsiradus naujai šaliai, interesų konflikto patikra ne visada atliekama iš naujo.
Įgyvendinimo sąlygos
Komanda nustato, kuriuose šaltiniuose tikrina klientą ir susijusias šalis bei kas priima priėmimo sprendimą. Sutariama, kaip tikrinami bendravardžiai ir vėlesni šalių pakeitimai. Skubus kreipimasis aiškiai pažymimas, kol priėmimas dar nepatvirtintas.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomi šalių ir ryšių paieškos šaltiniai, patikrinus prieigos teises, asmens atitikimą ir duomenų aktualumą