Teisinių bylų, dokumentų ir terminų valdymo sistema
Teisininkai prie bylos ar sandorio mato dokumentus, terminus ir užduotis. Komanda gali sekti atliktus veiksmus, biudžetą bei likusį darbą.
Užduoties ribos, prielaidos, atsakomybės, kainodara ir pakeitimai lieka pasiūlymuose, el. laiškuose ir partnerių susitarimuose. Klientas ir komanda skirtingai supranta apimtį, daugėja neapmokamo darbo ir ginčų dėl sąskaitų.
Kaip veikia sprendimas
- Gauti priėmimo sprendimą ir sutartą paslaugos apimtį
- Priskirti atsakingus darbus bei termino pagrindą
- Parengti ir peržiūrėti konkrečią dokumento redakciją
- Atlikti pateikimą, pasirašymą ar kitą sutartą veiksmą
- Sutikrinti rezultatą, likusias sąlygas ir paslaugos ekonomiką
Pagrindinės problemos
- Paslaugos apimtis, biudžetas ir papildomas darbas valdomi nepakankamai aiškiai
- Bylos ar sandorio dokumentai ir versijos išskaidyti
- Procesiniai ir sutartiniai terminai valdomi fragmentuotai
- Bylos, sandorio ar kliento pelningumas matomas per vėlai
Sprendimo funkcijos
Apimtis ir pavedimas
Byla siejama su tikru priėmimo sprendimu, sutartimi ir įgaliojimu. Naujas klausimas turi aiškų apimties bei kainos aptarimą, kai jo reikia.
Dokumentų redakcijos
Darbinė, kitos šalies gauta, klientui pateikta ir pasirašyta versijos atskiriamos. Priedų rinkinys bei palyginimas saugomi su konkrečiu dokumentu.
Termino pagrindas
Gavimo ar įteikimo įvykis, jurisdikcija ir taikoma skaičiavimo taisyklė tikrinami atsakingo teisininko. Neaiški data neslepiama po tariamai tiksliu kalendoriumi.
Atlikto veiksmo įrodymas
Išsiuntimas, gavėjo priėmimas ir tolesnis procesinis rezultatas turi skirtingą būseną. Sandoryje pasirašymas nepanaikina likusių įvykdymo sąlygų.
Darbo ekonomika
Faktinis laikas, išorinės išlaidos, sutartinis atlygis ir nurašymo priežastis siejami su byla. Papildoma sąnauda netampa automatine kliento mokėtina suma.
Veiklos kontekstas
- Paslaugos apimtis, biudžetas ir papildomas darbas valdomi nepakankamai aiškiai
- Užduoties ribos, prielaidos, atsakomybės, kainodara ir pakeitimai lieka pasiūlymuose, el. laiškuose ir partnerių susitarimuose. Klientas ir komanda skirtingai supranta apimtį, daugėja neapmokamo darbo ir ginčų dėl sąskaitų.
- Bylos ar sandorio dokumentai ir versijos išskaidyti
- Failai, priedai, kitos šalies versijos, komentarai ir pasirašyti dokumentai saugomi kataloguose, el. paštuose ir keliuose įrankiuose. Sunku nustatyti galiojančią versiją, kas ją pakeitė ir kuris dokumentas buvo pateiktas ar pasirašytas.
- Procesiniai ir sutartiniai terminai valdomi fragmentuotai
- Terminai gaunami iš dokumentų, teismų, registrų, susitarimų ir darbuotojų pastabų, tačiau nėra susieti su viena bylos užduočių sistema. Didėja praleistų terminų, skubių darbų ir profesinės atsakomybės rizika.
- Bylos, sandorio ar kliento pelningumas matomas per vėlai
- Sutarties apimtis nesusieta su teisininkų darbo laiku, išorinėmis išlaidomis, nurašymais, papildomais darbais ir sąskaitomis. Biudžeto viršijimas ir neapmokamas darbas paaiškėja po fakto, o kainodara koreguojama pavėluotai.
- Klientui aišku, kaip vykdomas teisinis pavedimas
- Bylos ar sandorio užsakovas nori suprasti likusius veiksmus, terminus ir išlaidas. Susieti dokumentai bei atlikti darbai leidžia teisininkui atsakyti konkrečiai. Papildoma apimtis gali būti suderinta pagal pavedimo pokytį, aiškiai atskiriant ją nuo pirminio susitarimo.
Pagrindinės funkcijos
- Apimtis ir pavedimas
- Dokumentų redakcijos
- Termino pagrindas
- Atlikto veiksmo įrodymas
- Darbo ekonomika
Pagrindinės integracijos
- Kliento priėmimo bei sutarties eiga
- Leidimas imtis konkrečios užduoties, įgaliojimas ir sutartos sąlygos.
- Dokumentų ir išorinio pateikimo šaltiniai
- Konkreti versija, tikras įteikimo ar priėmimo įvykis ir atlikto veiksmo atsakymas.
- Laiko ir apskaitos šaltiniai
- Faktinis darbas, išlaidos bei sutartinis atsiskaitymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Dėl vidinės eigos praleistas terminas
2–12%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 10-30% aprašytomis kontrolės priemonėmis paveikiamų neatitikimų. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti vėlavimus dėl neperduoto įvykio, netinkamai taikytos taisyklės ar nepastebėto pateikimo atmetimo.
Dokumento ir apimties sutikrinimo darbas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbo minutes palyginamo dokumentų paketo redakcijoms ir sutartai apimčiai sutikrinti.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Teisiniame darbe reikia sekti kelias dokumentų versijas, procesinius terminus ir specialistų užduotis.
- Darbo apimtis ir sąnaudos su sutartu biudžetu palyginamos tik užduoties ar bylos pabaigoje.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Darbų ir dokumentų valdymas derinamas su teisininkų naudojamomis priemonėmis. Vienkartinei trumpai išvadai gali pakakti saugios užduoties ir dokumento peržiūros. Platesnis procesas reikalingas keliems specialistams, dokumentų versijoms ir procesiniams terminams koordinuoti.
Galima tolesnė plėtra
- Kitos praktikos eigos po jų termino pagrindo, pateikimo atsakymo ir užbaigimo sąlygų peržiūros.