Ekspedijavimo ir partnerių užsakymų valdymo sistema
Ekspeditorius prie siuntos mato kliento susitarimus, vežėjų užsakymus ir dokumentus. Sutrikus pervežimui galima derinti pakeitimą bei įvertinti jo kainą ir terminą.
Partnerių atsakymai lyginami nesuderinus galiojimo, papildomų mokesčių ir konkrečios paslaugos apimties. Klientui pateikiamas pasiūlymas gali remtis nepilna arba jau nebegaliojančia pirkimo sąlyga.
Kaip veikia sprendimas
- Ekspeditorius suderina kliento pasiūlymą ir užsako reikalingus vežimo etapus.
- Partneriai pateikia savo patvirtinimus, įvykius ir dokumentus, susietus su ta pačia siunta.
- Išsprendus nukrypimus sutikrinami paslaugos įrodymai, įsipareigojimai ir faktinės sumos.
Pagrindinės problemos
- Tarifai ir pasiūlymai valdomi el. paštu
- Vežėjų pajėgumai nematomi vienoje vietoje
- Užsakymo marža mažėja dėl pavėluotai matomų sąnaudų
- Įvairiarūšės siuntos būsenos fragmentuotos
- Dokumentai renkami ir tikrinami rankiniu būdu
- Vežėjų kokybė vertinama fragmentuotai
Sprendimo funkcijos
Siunta ir komercinis pasiūlymas
Etapai, papildomos paslaugos ir tarifo galiojimas suderinami prieš įsipareigojant klientui.
Vežėjų užsakymai
Partneris gauna jam skirtą apimtį, patvirtina vykdymą ar nurodo pakeitimą. Pasiūlytas pajėgumas atskiriamas nuo priimto užsakymo.
Etapų matomumas
Skirtingi siuntos identifikatoriai ir įvykiai susiejami, išlaikant šaltinį, dalinius perdavimus bei žinomas informacijos spragas.
Dokumentai ir neatitikimai
Partneris pateikia su siunta susietą dokumentą, gauna trūkumo paaiškinimą ir papildo tą patį atvejį. Paslaugos neatitikimas turi atsakingą tyrimą.
Kliento informavimas
Klientui pateikiama jo siuntos eiga ir reikalingas pasirinkimas savitarnoje ar kitu sutartu kanalu, neatskleidžiant svetimų komercinių duomenų.
Galutinė siuntos ekonomika
Nauji įsipareigojimai ir faktinės sąskaitos pakeičia ankstesnius įverčius jų nedubliuojant. Neužbaigti dokumentai bei sumos lieka matomi.
Veiklos kontekstas
- Tarifai ir pasiūlymai valdomi el. paštu
- Partnerių atsakymai lyginami nesuderinus galiojimo, papildomų mokesčių ir konkrečios paslaugos apimties. Klientui pateikiamas pasiūlymas gali remtis nepilna arba jau nebegaliojančia pirkimo sąlyga.
- Vežėjų pajėgumai nematomi vienoje vietoje
- Vežėjo paskelbtas laisvas pajėgumas, atsakymas į užklausą ir konkretaus užsakymo priėmimas ne visada aiškiai atskiriami. Ekspeditorius gali remtis dar nepatvirtintu partnerio pažadu. Klientui pateikiamas pervežimo terminas neturint įsipareigojusio vykdytojo. Vėliau tenka skubiai ieškoti kito vežėjo, derinti kainą ir informuoti užsakovą apie pakeitimą.
- Užsakymo marža mažėja dėl pavėluotai matomų sąnaudų
- Vykdymo metu žinomos papildomos sąnaudos neįtraukiamos į siuntos rezultatą iki partnerio sąskaitos; jų komercinis pagrindas ir kliento patvirtinimas neaiškūs. Pradinis uždarbio įvertis išlieka klaidinamai aukštas, o papildomo mokesčio klausimas sprendžiamas pavėluotai.
- Įvairiarūšės siuntos būsenos fragmentuotos
- Siuntos dalys, konteineris ir partnerių užsakymai naudoja skirtingus ryšius; planinis atvykimas kartais pateikiamas kaip įvykęs faktas. Operacijų komanda nepastebi prarasto etapų jungimo arba klientui praneša nepatvirtintą parengtį.
- Dokumentai renkami ir tikrinami rankiniu būdu
- Partnerio dokumento gavimas neužbaigia jo ryšio su siunta, tinkamos versijos ir trūkstamų duomenų patikros. Muitinės, kliento arba atsiskaitymo procesas dokumento trūkumą nustato tik jam prireikus.
- Vežėjų kokybė vertinama fragmentuotai
- Pristatymo ir dokumentų neatitikimai nebaigiami vienodai, o vežėjų rodikliai lyginami neįvertinus paslaugų skirtumo ir įvykio priežasties. Partnerio pasirinkimas remiasi nepalyginamais skaičiais arba nepatikrintomis pastabomis, todėl kartojasi tie patys trūkumai.
- Ekspeditorius pateikia vientisą siuntos pasiūlymą ir eigą
- Užsakovas perka visą pervežimą, net jeigu jį vykdo keli partneriai. Susieti tarifai, užsakymai ir patvirtinimai leidžia paaiškinti bendrą kainą bei terminą. Sutrikimo metu ekspeditorius gali greičiau suderinti alternatyvą, išlaikydamas matomą poveikį klientui ir savo maržai.
Pagrindinės funkcijos
- Siunta ir komercinis pasiūlymas
- Vežėjų užsakymai
- Etapų matomumas
- Dokumentai ir neatitikimai
- Kliento informavimas
- Galutinė siuntos ekonomika
Pagrindinės integracijos
- Kliento užklausų ir sutarčių šaltiniai
- Patvirtintas poreikis, sutartos sąlygos bei pasiūlymo priėmimas.
- Partnerių darbo kanalai
- Palyginamas tarifas, užsakymo priėmimas ir siuntos pakeitimo atsakymas.
- Siuntos matomumo funkcija
- Vežimo eiga ir sutrikimai, kuriems reikia dispečerio ar komercijos komandos sprendimo. Partnerio pranešimai išsaugomi kartu su patvirtinta įvykių istorija.
- Dokumentų ir kokybės procesas
- Papildomų paslaugų dokumentai ir sprendimai dėl nustatytų neatitikimų.
- Apskaitos sistema
- Pajamų bei partnerių sąnaudų dokumentai, korekcijos ir jų sutikrinimo rezultatas.
- Ekspedijavimo arba kliento užsakymų sistema
- Galiojantis siuntos planas, etapai, įsipareigojimai ir leidžiamos reakcijos.
- Vežėjų, terminalų ir kitų partnerių šaltiniai
- Pirminiai įvykiai, jų reikšmė, laikas bei siuntos identifikatorių ryšiai.
- Dokumentų ir išdavimo procesai
- Patvirtinta parengtis tiek, kiek ją už duomenis atsakinga sistema gali pateikti.
- Operacijų ir kliento kanalai
- Būsena, duomenų spraga bei užfiksuotas atsakingo dalyvio sprendimas.
- Ekspedijavimo sistema
- Galiojanti užsakymo versija, pasirinktas partneris ir priimto atsakymo patvirtinimas.
- Partnerio sistema arba savitarna
- Užsakymo atsakymas, faktinis įvykis, dokumentas ir papildymo veiksmas.
- Dokumentų saugykla
- Atsekama dokumento versija, leidžiama prieiga ir saugojimo ryšys.
- Komercinis ir finansų procesas
- Sprendimas dėl pretenzijos arba dokumento priėmimo atsakymas, reikalingas tolesniam siuntos tvarkymui.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pasiūlymo sąlygų sutikrinimo darbas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuojamas aktyvus lyginimo ir taisymo laikas panašioms paslaugos užklausoms.
Reikšmingo perdavimo sutrikimo nustatymo laikas
6–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% laukimo dėl neperduotos informacijos ar nesuderintos atsakomybės. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 30-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuojamas laikas nuo patikimo signalo gavimo iki atsakingos komandos reakcijos.
Pakartotinis partnerio dokumentų tikslinimas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuojami papildymo ciklai ir aktyvus administravimo laikas pagal panašų dokumentų poreikį.
Pakartotinių ekspedijavimo užsakymų vertė
1–6%Auga
Pavyzdiniame scenarijuje su patogesniu panašaus pervežimo užsakymo pakartojimu siejama 20-40% pradinės rodiklio vertės. Šiai daliai numatomas 5-15% augimas, kitoms sąlygoms nesikeičiant.
Lyginama tų pačių klientų pakartotinių užsakymų vertė ir marža, atsižvelgiant į maršrutą, sezoną, kainas bei vežimo paklausą.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Pasiūlymui panaudotas partnerio tarifas neapima tų pačių paslaugų, kurias pažadėta suteikti klientui.
- Žinomas papildomas mokestis siuntos rezultate atsiranda tik gavus galutinę sąskaitą.
- Klientui rodomas vieno etapo atvykimas, nors krovinys dar negali būti perduotas kitam vykdytojui.
- Skirtingų partnerių pranešimus tenka rankomis susieti su ta pačia siunta ir jos dalimis.
- Tas pats partnerio dokumentas persiunčiamas kelis kartus, bet niekas nepatvirtina, kad jo trūkumas išspręstas.
- Vežėjas vertinamas pagal vėlavimų skaičių, neatsižvelgiant į jų priežastis ir vykdytų paslaugų skirtumus.
Įgyvendinimo sąlygos
Ekspedijavimui parengiami bendri siuntų ir etapų identifikatoriai bei partnerių atsakymų reikšmės. Tarifų, dokumentų ir jungimų pakeitimai turi pasiekti klientų bei vežėjų eigą per naudojamos sistemos sąsajas.