Privačios mokyklos ar darželio šeimos savitarnos portalas
Šeimos narys randa jam skirtus pranešimus bei dokumentus ir pateikia prašymus. Matyti, ar pakeitimas jau priimtas, ar dar laukia įstaigos atsakymo.
Bendri pranešimai, individualūs šeimos klausimai ir dokumentai siunčiami keliomis priemonėmis. Ne visada matoma, ar atsakymą jau pateikė kitas darbuotojas. Šeima gali praleisti aktualų susitarimą arba gauti skirtingus paaiškinimus. Pedagogai ir administracija kartoja informaciją, užuot užbaigę konkretų klausimą.
Kaip veikia sprendimas
- Patikrinti atstovo teisę į konkrečią informaciją
- Pateikti jam aktualų pranešimą ar dokumentą
- Priimti aiškų atsakymą bei prašymą
- Perduoti jį atsakingam vidiniam procesui
- Parodyti įsigaliojimą arba reikalingą patikslinimą
Pagrindinės problemos
- Šeimų komunikacija vyksta keliais kanalais
Sprendimo funkcijos
Atskiros atstovų paskyros
Prieiga remiasi konkretaus asmens teise ir jos pasikeitimu. Bendra šeimos paskyra neturi paslėpti skirtingų atstovavimo ar informacijos ribų.
Pranešimo paskirtis
Skubus pranešimas siunčiamas už vaiką atsakingam darbuotojui, o negavus atsakymo naudojamas sutartas kitas susisiekimo būdas. Pranešimo perskaitymas ir sutikimo pateikimas registruojami atskirai.
Dokumento atsakymas
Parodo konkrečią dokumento versiją ir atsakymo reikšmę. Privaloma administracinė informacija nesuplakama su pasirenkamu viešinimo sutikimu.
Kasdienis pakeitimas
Neatvykimas, kontaktas ar paėmimo įgaliojimo prašymas perduodamas atsakingam procesui. Pateiktas prašymas dar nerodomas kaip atlikta teisės patikra.
Ugdymo ir mokėjimų informacija šeimai
Rodo tinkamai skirtą ugdymo informaciją bei sąskaitos paaiškinimą. Privati pastaba ar kito vaiko duomenys netampa bendros grupės pranešimu.
Veiklos kontekstas
- Šeimų komunikacija vyksta keliais kanalais
- Bendri pranešimai, individualūs šeimos klausimai ir dokumentai siunčiami keliomis priemonėmis. Ne visada matoma, ar atsakymą jau pateikė kitas darbuotojas. Šeima gali praleisti aktualų susitarimą arba gauti skirtingus paaiškinimus. Pedagogai ir administracija kartoja informaciją, užuot užbaigę konkretų klausimą.
- Šeima žino, ar jos prašymas jau priimtas
- Pranešimas apie neatvykimą ar kitas kasdienis pakeitimas turi pasiekti tinkamą darbuotoją. Matoma prašymo eiga ir šeimai skirti dokumentai sumažina neaiškumų. Nuoseklus bendravimas padeda kurti pasitikėjimą įstaiga ir palengvina ilgesnį šeimos bei ugdymo komandos bendradarbiavimą.
Pagrindinės funkcijos
- Atskiros atstovų paskyros
- Pranešimo paskirtis
- Dokumento atsakymas
- Kasdienis pakeitimas
- Ugdymo ir mokėjimų informacija šeimai
Pagrindinės integracijos
- Ugdymo ir administravimo procesas
- Atstovavimo teisė, šeimai skirta informacija ir prašymo įsigaliojimo atsakymas.
- Apskaitos šaltinis
- Konkrečiam gavėjui skirta sąskaita, jos paaiškinimas ir mokėjimo faktas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pasikartojančios komunikacijos darbas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojų minutes vienam pasirinkto tipo šeimos klausimui užbaigti.
Be atsakymo likę šeimos prašymai
5–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% neatliktų veiksmų, kuriuos galima pastebėti pagal užduotis ir terminus. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 25-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti prašymus, kuriems per sutartą laiką nepateiktas atsakymas arba reikalingo patikslinimo paaiškinimas.
Neigiamų atsiliepimų apie bendravimą su ugdymo įstaiga dalis
4–15%Mažėja
Orientacinė prielaida: 15-30% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškiais ugdymo įstaigos pranešimais ir atsakymais. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie bendravimą su ugdymo įstaiga skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Šeimos pakartotinai teiraujasi dokumentų, mokėjimų ar pateiktų prašymų būsenos.
- Darbuotojams tenka perrašyti šeimų pateiktus pakeitimus ir tikrinti, ar juos gavo atsakingas asmuo.
Įgyvendinimo sąlygos
Sutariama, kaip darbuotojai priima šeimų pranešimus apie neatvykimą, prašymus ir dokumentus bei pateikia atsakymus. Atstovai turi atskiras paskyras su aktualiomis teisėmis. Šeimoms paliekama galimybė kreiptis ir kitu tinkamu kanalu.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomi dokumentai ir šeimos veiksmai po teisių, įsigaliojimo bei alternatyvaus aptarnavimo patikros.