Kelionių užsakymų ir pakeitimų valdymo sistema
Vadybininkas derina kelionės paslaugas su tiekėjais ir seka jų patvirtinimus. Pakeitus užsakymą galima įvertinti poveikį keliautojui, kainai bei likusioms paslaugoms.
Tiekėjų vietos, kainos ir rezervavimo sąlygos pateikiamos skirtingu metu, o galiojimas prarandamas perkeliant jas į pasiūlymą. Klientui pasiūloma jau pasikeitusi kelionės dalis, kurią tenka iš naujo derinti prieš rezervuojant.
Kaip veikia sprendimas
- Vadybininkas suderina kelionės paslaugas, kainų galiojimą ir klientui skirtą pasiūlymą.
- Tiekėjų patvirtinimai bei terminai perduoda kelionę vykdymui.
- Sutrikimas grąžina paveiktas paslaugas peržiūrai, o užbaigiant sutikrinami dokumentai ir faktinės sąnaudos.
Pagrindinės problemos
- Pasiūlyto komponento galiojimas nepatikrinamas rezervuojant
- Agentų užduotys nesusietos su kelionės terminais
- Papildomos kelionės paslaugos parduodamos atskirai
- Kelionės pasiūlymai rengiami rankomis iš daugelio tiekėjų šaltinių
- Pasiūlymo kaina nesiremia patikima savikainos versija
- Neparduotos vietos ir mokėjimų terminai slepia prisiimtą riziką
- Sutrikimo pranešimas nepasiekia atsakingo darbuotojo ir keliautojo
- Keičiant vieną paslaugą pamirštamos kitos kelionės dalys
Sprendimo funkcijos
Pasiūlymas ir maršrutas
Paslaugų datos, vietos, persėdimai, kainų galiojimas ir šaltiniai tikrinami kartu pagal konkrečios kelionės modelį.
Tiekėjų patvirtinimai
Užklausa, laikinas vietų rezervas, priimtas užsakymas ir išduotas dokumentas turi atskirą reikšmę bei kitą atsakingą veiksmą.
Terminai ir įsipareigojimai
Vardų pateikimas, mokėjimas ir garantuotų vietų grąžinimo terminas siejami su kelione. Grąžinamas rezervas atskiriamas nuo besąlyginio išpirkimo.
Pakeitimas ir pagalba
Sutrikimas parodo susijusias paslaugas ir atsakingą pagalbos teikėją. Naujas variantas vertinamas pagal tikrą prieinamumą ir keliautojo sprendimą.
Sąnaudos ir užbaigimas
Pradinė savikaina palyginama su vėlesniais įsipareigojimais ir faktinėmis sąskaitomis. Pakeisti dokumentai, finansinės korekcijos ir pagalbos veiksmai užbaigiami pagal savo būsenas.
Veiklos kontekstas
- Pasiūlyto komponento galiojimas nepatikrinamas rezervuojant
- Tiekėjų vietos, kainos ir rezervavimo sąlygos pateikiamos skirtingu metu, o galiojimas prarandamas perkeliant jas į pasiūlymą. Klientui pasiūloma jau pasikeitusi kelionės dalis, kurią tenka iš naujo derinti prieš rezervuojant.
- Agentų užduotys nesusietos su kelionės terminais
- Užklausos, rezervacijų patvirtinimai, mokėjimo terminai, dokumentų pateikimas, išvykimai ir tiekėjų pakeitimai valdomi atskirais priminimais. Praleidžiami kritiniai terminai, darbai dubliuojami, o aptarnavimo kokybė pernelyg priklauso nuo konkretaus agento atminties.
- Papildomos kelionės paslaugos parduodamos atskirai
- Pervežimai, veiklos, draudimas, bagažas, maitinimas ar kitos paslaugos neturi bendro katalogo, prieinamumo ir vieno patvirtinimo kelio. Prarandamos papildomos pajamos, o klientas dalį kelionės susiplanuoja kitur, nes agentūra negali pateikti vientiso pasiūlymo.
- Kelionės pasiūlymai rengiami rankomis iš daugelio tiekėjų šaltinių
- Skrydžių, viešbučių, transporto, veiklų, draudimo ir kitų paslaugų pasiūlymai kopijuojami iš GDS, tiekėjų portalų, el. pašto ir lentelių. Pasiūlymas rengiamas ilgai, jo kaina bei prieinamumas greitai pasensta, o agentas sunkiai palygina bendrą maržą ir rizikas.
- Pasiūlymo kaina nesiremia patikima savikainos versija
- Nuolaidos, valiuta, tiekėjų kainos ir pardavėjo atlygis apskaičiuojami skirtinguose lapuose, nepažymint jų galiojimo. Komanda priima kainą nežinodama tikros jos maržos ir nebegali paaiškinti vėlesnio nuokrypio.
- Neparduotos vietos ir mokėjimų terminai slepia prisiimtą riziką
- Garantuotų vietų, atšaukimo mokesčių ir tiekėjų atsiskaitymo terminai nesiejami su parduota apimtimi bei gautomis įplaukomis. Pelningai atrodantis išvykimas gali palikti didelį nepadengtą mokėjimą arba nuostolį dėl neišnaudotų vietų.
- Sutrikimo pranešimas nepasiekia atsakingo darbuotojo ir keliautojo
- Pranešimas apie tiekėjo pakeistą paslaugą lieka bendroje pašto dėžutėje. Neaišku, kas derina tolesnius veiksmus ir ar keliautojas gavo būtiną informaciją. Pagalba vėluoja net tada, kai pats pakeitimas jau žinomas.
- Keičiant vieną paslaugą pamirštamos kitos kelionės dalys
- Skrydžio ar viešbučio pakeitimas neįvertinamas pagal pervežimo, kito etapo ir grupės dalyvių ryšius. Pakeistas bilietas lieka nesuderintas su likusia kelione, atsiranda naujų taisymo išlaidų.
- Kelionės pasiūlymas apima tarpusavyje suderintas paslaugas
- Keliautojui svarbu, kad skrydis, nakvynė ir papildomos paslaugos sudarytų įvykdomą kelionę. Tiekėjų patvirtinimai bei savikaina leidžia agentui pagrįsti bendrą kainą. Pakeitus vieną dalį galima aptarti poveikį kitoms ir pasiūlyti tinkamą alternatyvą, išsaugant aiškius kliento susitarimus.
Pagrindinės funkcijos
- Pasiūlymas ir maršrutas
- Tiekėjų patvirtinimai
- Terminai ir įsipareigojimai
- Pakeitimas ir pagalba
- Sąnaudos ir užbaigimas
Pagrindinės integracijos
- Tiekėjų rezervavimo kanalai
- Tarifas, vietos laikymas, rezervacijos identifikatorius ir vykdymo atsakymas.
- Maržos kontrolė ir kliento kanalas
- Komercinis įvertinimas, pasiūlymo pasirinkimas ir klientui rodoma eiga.
- Kelionių užsakymai ir tiekėjų sutartys
- Parduota apimtis, savikainos prielaidos, vietų garantijos ir atšaukimo terminai.
- Apskaita
- Sąskaitos, kreditai, įplaukos ir mokėjimai su priskyrimu kelionei.
- Rezervavimo šaltiniai
- Pakeitimo įvykis, susijusi rezervacija ir įvykdyto pakeitimo atsakymas.
- Kelionės užsakymas ir komunikacija
- Keliautojų ryšiai, paslaugos, kontaktai ir pasirinkimo istorija.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pasiūlymo parengimo laikas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti agento darbo minutes panašaus komponentų skaičiaus pasiūlymui.
Savikainos prognozės paklaida
3–16%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 15-40% prognozės paklaidos, susijusios su naudojamais duomenimis ir modeliu. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti absoliutų planinės ir faktinės savikainos skirtumą eurais vienam palyginamam išvykimui.
Laikas iki darbuotojo reakcijos į kelionės sutrikimą
6–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% laukimo dėl neperduotos informacijos ar nesuderintos atsakomybės. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 30-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti minutes nuo pranešimo gavimo iki darbuotojo patvirtinimo, kad jis pradėjo spręsti situaciją. Palyginti vienodo skubumo kreipimusis tuo pačiu aptarnavimo laiku.
Užsakymais virtusių kelionių pasiūlymų dalis
4–19%Auga
Pavyzdinė pradinė dalis - 35%. Prielaida: 10-25% likusių atvejų susiję su neaiškiu bendru kelionės paslaugų pasiūlymu; sprendimas padėtų išspręsti 20-40% šių atvejų.
Užsakyti pasiūlymai dalijami iš visų palyginamų pateiktų kelionių pasiūlymų. Kartu vertinama marža, sezonas, pakeitimai ir atšaukimai.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Kelionę sudaro kelių tiekėjų paslaugos, o vienos paslaugos pakeitimas veikia kitų terminus ar sąlygas.
- Rezervacijų, vietų įsipareigojimų ir pakeitimo mokesčių duomenys nesusiejami su bendra kelionės savikaina.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Kelionės užsakymas susieja tiekėjų paslaugas, jų patvirtinimus, terminus ir pakeitimo sąnaudas. Esamos kelionių bei apskaitos sistemos papildomos reikalingomis integracijomis. Vienai savarankiškai tiekėjo paslaugai gali pakakti jo užsakymo valdymo, o kelių paslaugų kelionei reikia matyti jų bendrą eigą ir savikainą.