Veterinarijos klientų registracijos ir dokumentų portalas
Gyvūno savininkas pateikia kreipimąsi, vizitui reikalingą informaciją ir gauna dokumentus. Skubiam susisiekimui aiškiai pateikiamas klinikos nurodytas kontaktas.
Registracijos metu nepavyksta patikimai susieti gyvūno, laikytojo nurodytos situacijos ir tinkamo kontakto su klinika. Darbuotojai kartoja klausimus, o klientui gali likti neaišku, kaip kreiptis dėl skubios situacijos.
Kaip veikia sprendimas
- Pasirinkti tinkamą gyvūną ir kreipimosi būdą
- Pateikti trumpą situacijos aprašą
- Gauti tikrą rezervaciją ar darbuotojo kontaktą
- Peržiūrėti veterinaro parengtą informaciją
- Papildomą klausimą perduoti kartu su gyvūno ir ankstesnio kreipimosi duomenimis
Pagrindinės problemos
- Klinika negauna kreipimuisi įvertinti reikalingų gyvūno duomenų
- Gyvūno laikytojas negauna aktualių dokumentų ir nurodymų
Sprendimo funkcijos
Gyvūno pasirinkimas
Kreipimąsi sieja su atskiru gyvūno identifikatoriumi ir kliento teise veikti. Ūkio paslaugai leidžia nurodyti tinkamą grupę ar objektą.
Kreipimosi ribos
Klausimynas parengia informaciją komandai; jis nenuramina, kad būklė neskubi, vien neradęs standartinio požymio.
Planinė registracija
Rodo klinikos priimtą laiką ir pasirengimą. Skubiam atvejui neužkerta kelio formalus anketos ar mokėjimo neužbaigimas.
Dokumentai ir instrukcijos
Pateikia konkrečiam gyvūnui skirtą, veterinaro parengtą dokumentą bei jo versiją. Pataisyta instrukcija pažymi aktualų pakeitimą.
Leistinas informavimas
Kontaktas, laikytojas ir mokėtojas gauna jiems skirtą apimtį. Išsiųstas priminimas nepakeičia klinikinio rezultato peržiūros.
Veiklos kontekstas
- Klinika negauna kreipimuisi įvertinti reikalingų gyvūno duomenų
- Registracijos metu nepavyksta patikimai susieti gyvūno, laikytojo nurodytos situacijos ir tinkamo kontakto su klinika. Darbuotojai kartoja klausimus, o klientui gali likti neaišku, kaip kreiptis dėl skubios situacijos.
- Gyvūno laikytojas negauna aktualių dokumentų ir nurodymų
- Priežiūros nurodymai, tyrimo atsakymas ir administracinė informacija pateikiami skirtingais kanalais. Gavėjui ne visada aišku, kuri versija skirta konkrečiam gyvūnui. Savininkas pakartotinai skambina arba gali remtis ankstesniu nurodymu. Darbuotojai turi atkurti pateikimo istoriją ir patvirtinti aktualią informaciją.
- Gyvūno savininkui lengviau pasirengti vizitui
- Registruojantis svarbu perduoti, dėl kurio gyvūno kreipiamasi ir kokios informacijos klinikai trūksta. Dokumentai bei nurodymai vienoje vietoje palengvina pasirengimą ir tolesnį bendravimą. Skubus klausimas nukreipiamas klinikos nustatytu kontaktu, nes savitarnos pranešimas nepakeičia tiesioginio skubaus susisiekimo.
Pagrindinės funkcijos
- Gyvūno pasirinkimas
- Kreipimosi ribos
- Planinė registracija
- Dokumentai ir instrukcijos
- Leistinas informavimas
Pagrindinės integracijos
- Veterinarijos klinikos sistema
- Gyvūno duomenys, patvirtinta registracija ir vizitui parengti dokumentai.
- Kontaktų bei mokėjimų procesai
- Klientui skirti dokumentai, priimto mokėjimo patvirtinimas ir darbuotojui perduotas klausimas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pakartotinio gyvūno ir kreipimosi duomenų rinkimo laikas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojo minutes administraciniams faktams pakartotinai surinkti vienam planiniam kreipimuisi.
Pakartotinių dokumentų prašymų skaičius
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti kreipimusis vien dėl jau parengto dokumento pateikimo, atskirai nuo veterinarinės konsultacijos.
Neigiamų atsiliepimų apie registraciją į veterinarijos kliniką dalis
5–20%Mažėja
Orientacinė prielaida: 20-40% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškia veterinarijos vizito registracija. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie registraciją į veterinarijos kliniką skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Registruodamiesi klientai pakartotinai pateikia jau žinomus savo ir gyvūno duomenis.
- Klientai telefonu ar el. paštu prašo vizito informacijos ir jau parengtų dokumentų.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Pirmiausiai įvertinamos naudojamos veterinarijos sistemos registracijos ir dokumentų pateikimo galimybės. Portalas jas papildo tais kliento veiksmais, kurių sistema nepalaiko. Gyvūno klinikinė istorija lieka susieta su veterinarų naudojama sistema.
Galima tolesnė plėtra
- Ūkio ar siuntėjo dokumentų kanalas, jei jis atitinka realų gavėjo vaidmenį ir duomenų apimtį.