Globos įstaigos gyventojų ir artimųjų savitarnos portalas
Gyventojas ar teisę turintis artimasis randa jam skirtus dokumentus ir pranešimus. Klausimai perduodami atsakingiems įstaigos darbuotojams pagal gavėjo prieigos teises.
Artimiesiems skirta informacija perduodama atskirais skambučiais, ne visada išsaugant klausimo istoriją ir gavėjo teises. Atsakymas priklauso nuo tuo metu pasiekiamo darbuotojo. Artimasis kreipiasi pakartotinai arba gauna skirtingus paaiškinimus. Darbuotojams sunkiau užbaigti klausimą ir skirti laiką gyventojų priežiūrai.
Kaip veikia sprendimas
- Patikrinti gavėjo tapatybę ir pagrindą
- Nustatyti jam leidžiamą informaciją bei veiksmą
- Pateikti sutartą pranešimą ar dokumentą
- Perduoti klausimą atsakingam darbuotojui
- Atnaujinti prieigą pasikeitus aplinkybėms
Pagrindinės problemos
- Artimųjų informavimas reikalauja daug rankinio darbo
Sprendimo funkcijos
Gavėjo vaidmuo
Kontaktinis asmuo, sąskaitos mokėtojas ir teisėtas atstovas turi skirtingas teises. Pats gyventojas išlieka priežiūros dalyvis.
Informacijos apimtis
Administraciniai dokumentai, kasdienės veiklos informacija ir sveikatos duomenys pateikiami pagal konkrečiam gavėjui taikomą pagrindą.
Pranešimų paskirtis
Planinė informacija atskiriama nuo įvykio, kuriam reikia asmeninio ar skubaus informavimo kitu kanalu.
Klausimų eiga
Užklausa turi gavėją ir atsakymo būseną. Vidiniai priežiūros užrašai nesiunčiami automatiškai kaip parengtas paaiškinimas šeimai.
Prieigos pakeitimas
Įgaliojimo pabaiga ar gyventojo sprendimo pasikeitimas laiku pakeičia leidžiamą apimtį ir palieka veiksmų istoriją.
Veiklos kontekstas
- Artimųjų informavimas reikalauja daug rankinio darbo
- Artimiesiems skirta informacija perduodama atskirais skambučiais, ne visada išsaugant klausimo istoriją ir gavėjo teises. Atsakymas priklauso nuo tuo metu pasiekiamo darbuotojo. Artimasis kreipiasi pakartotinai arba gauna skirtingus paaiškinimus. Darbuotojams sunkiau užbaigti klausimą ir skirti laiką gyventojų priežiūrai.
- Artimasis gauna jam skirtą informaciją ir aiškų kontaktą
- Gyventojo artimajam svarbu suprasti įstaigos pranešimą ir žinoti, kam pateikti klausimą. Savitarna leidžia palaikyti nuoseklų ryšį pagal konkretaus gavėjo teises. Tai palengvina kasdienį bendravimą, išsaugant gyventojo privatumo ir atstovavimo sąlygas.
Pagrindinės funkcijos
- Gavėjo vaidmuo
- Informacijos apimtis
- Pranešimų paskirtis
- Klausimų eiga
- Prieigos pakeitimas
Pagrindinės integracijos
- Gyventojo ir atstovavimo registras
- Aktualus ryšys, teisės ir jų galiojimas.
- Dokumentų bei priežiūros procesai
- Konkrečiam gavėjui parengta informacija ir atsakingo darbuotojo atsakymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pakartotinių dokumentų pateikimų skaičius
12–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% klaidų, aptinkamų aprašytomis duomenų ir taisyklių patikromis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-70%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti pakartotinius tų pačių administracinių dokumentų pateikimus per mėnesį.
Laikas informacijai atsakant į administracinę užklausą surinkti
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojo minutes administracinei užklausai išspręsti, atskirai nuo priežiūros aptarimo.
Neigiamų atsiliepimų apie globos įstaigos teikiamą informaciją dalis
4–15%Mažėja
Orientacinė prielaida: 15-30% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškiais globos įstaigos pranešimais gavėjui. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie globos įstaigos teikiamą informaciją skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Gyventojai ir jų artimieji reguliariai prašo jau parengtų dokumentų ar informacijos apie paslaugas.
- Darbuotojai tą pačią informaciją siunčia atskirai ir kiekvieną kartą tikrina gavėjo teisę ją gauti.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Dokumentų ir pranešimų prieiga nustatoma pagal konkretaus gavėjo teises. Jei esamas saugus kanalas patogiai pateikia reikalingą informaciją, naudojamos jo galimybės. Papildomos savitarnos funkcijos siejamos su pasikartojančiais gyventojų ir artimųjų prašymais.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomas turinys tik kiekvienai jo kategorijai patikrinus gavėją, paskirtį ir parengto pranešimo atsakomybę.