Klinikos registracijos ir pajėgumų planavimo sistema
Administratorius parenka vizito laiką pagal paslaugą, specialistus ir reikalingą įrangą. Registruojant matyti pasirengimo sąlygos, dokumentai ir atsilaisvinusios vietos.
Registruojant paslaugą siuntimas, draudimo sąlygos, pasiruošimas ir reikalinga specialisto kompetencija tikrinami keliose vietose. Administratoriui ne visada aišku, kokio patikslinimo trūksta. Pacientas ilgiau laukia tinkamo vizito pasiūlymo arba užregistruojamas netinkamomis sąlygomis. Vėliau tenka keisti laiką ar paslaugą ir pakartotinai rinkti informaciją.
Kaip veikia sprendimas
- Patikrinti vizito sąlygas ir reikalingą išteklių
- Rezervuoti konkretų laiką
- Pateikti pasirengimą ir atšaukimo būdą
- Atsilaisvinus laikui pasiūlyti tinkamam pacientui
- Užregistruoti tikrą atvykimą bei neatvykimo priežastį
Pagrindinės problemos
- Registracija ir tinkamumo tikrinimas reikalauja daug rankinio darbo
- Neatvykimų ir vėlyvų atšaukimų rizika valdoma pavėluotai
Sprendimo funkcijos
Registracijos sąlygos
Registruojant paslaugą tikrinama reikiama specialisto kompetencija, trukmė ir ištekliai. Siuntimo bei mokėtojo patvirtinimai gaunami iš atitinkamų sistemų, įvertinant jų galiojimą.
Rezervacijos susiejimas su paciento apsilankymu
Telefonu ir internetu priimamos rezervacijos tikrinamos tame pačiame klinikos kalendoriuje. Laikinai laikomas laikas atskiriamas nuo galutinai patvirtinto vizito.
Pasirengimas ir atšaukimas
Pacientas gauna konkrečiai paslaugai reikalingą instrukciją ir patogų būdą pranešti, kad neatvyks.
Laukiančiųjų atranka
Laikas siūlomas pagal klinikos nustatytą prioritetą, paslaugos tinkamumą ir pasirengimo galimybę. Nevienoda naudojimosi telefonu ar internetu galimybė neturi automatiškai pašalinti paciento.
Faktų istorija
Atskiria atvykimą, paciento atšaukimą, klinikos perkėlimą ir neatvykimą. Šių priežasčių negalima sujungti į vieną rizikos žymą.
Veiklos kontekstas
- Registracija ir tinkamumo tikrinimas reikalauja daug rankinio darbo
- Registruojant paslaugą siuntimas, draudimo sąlygos, pasiruošimas ir reikalinga specialisto kompetencija tikrinami keliose vietose. Administratoriui ne visada aišku, kokio patikslinimo trūksta. Pacientas ilgiau laukia tinkamo vizito pasiūlymo arba užregistruojamas netinkamomis sąlygomis. Vėliau tenka keisti laiką ar paslaugą ir pakartotinai rinkti informaciją.
- Neatvykimų ir vėlyvų atšaukimų rizika valdoma pavėluotai
- Priminimai, vizito atšaukimas, pasiruošimo patikra ir laukiančiųjų sąrašas valdomi atskirai. Klinika per vėlai sužino, kad pacientas neatvyks arba dar nepasirengęs paslaugai. Specialisto ar įrangos laikas lieka nepanaudotas, nors kiti pacientai laukia. Administracija nebespėja pasiūlyti tinkamo laiko pagal nustatytas registracijos sąlygas.
- Registruojamas vizitas atitinka paslaugos sąlygas
- Pacientas tikisi gauti tinkamą paslaugą sutartu laiku. Patikrinti specialistai, įranga ir pasiruošimo reikalavimai padeda išvengti netinkamos registracijos. Atšauktą laiką galima pasiūlyti pagal nustatytas laukiančiųjų taisykles, geriau panaudojant pajėgumą ir palengvinant patekimą į kliniką.
Pagrindinės funkcijos
- Registracijos sąlygos
- Rezervacijos susiejimas su paciento apsilankymu
- Pasirengimas ir atšaukimas
- Laukiančiųjų atranka
- Faktų istorija
Pagrindinės integracijos
- Klinikos kalendorius ir paslaugų katalogas
- Vienas rezervacijos šaltinis, trukmės, resursai ir paslaugos sąlygos.
- Siuntimų, mokėtojų ir informavimo šaltiniai
- Reikalingų patikrų rezultatai ir paciento atsakymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Registracijos klaidų taisymo laikas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuoti darbuotojo minutes vizitams taisyti dėl iš anksto nustatomos sąlygos neatitikimo.
Po atšaukimo nepanaudotas procedūrų laikas
3–16%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 15-40% pajėgumo rodiklio, priklausančio nuo paskirstymo ir paruošimo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuoti po atšaukimo likusias nepanaudotas procedūrai tinkamas minutes, atskirai nurodant laiką iki vizito.
Tinkamą vizito laiką gavusių registracijos užklausų dalis
1–4%Auga
Pavyzdinė pradinė dalis - 70%. Prielaida: 10-25% likusių atvejų susiję su nesuderinta specialisto ir įrangos registracija; sprendimas padėtų išspręsti 20-40% šių atvejų.
Užklausos su paciento priimtu tinkamu laiku dalijamos iš visų palyginamų registracijos užklausų. Išlaikomi specialistų nustatyti prioritetai ir palyginamas paslaugos poreikis.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Registruojant vizitą reikia suderinti specialisto, patalpos, įrangos ir paciento pasirengimo sąlygas.
- Atšauktas laikas lieka nepanaudotas, nes darbuotojai negali greitai atrinkti tinkamų laukiančių pacientų.
Projekto apimtis ir įgyvendinimas
Registracijos taisyklės suderinamos pagal paslaugų trukmę, specialistus, patalpas ir paciento pasirengimą. Jei esamas kalendorius gali valdyti šias sąlygas bei laukiančių pacientų sąrašą, naudojamos jo funkcijos. Integracijos užtikrina, kad atšaukimai ir pakeitimai pasiektų visus registracijos kanalus.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomos paslaugų grupės ir prognozės tik patikrinus istorinių atvykimo būsenų bei priežasčių kokybę.