Nuomininkų įsikūrimo ir aptarnavimo savitarnos portalas
Nuomininkas suderina įsikūrimo darbus, pateikia dokumentus ir vėliau kreipiasi dėl paslaugų. Administratorius mato ankstesnius susitarimus bei likusius klausimus.
Pakartotinis nuomininko kreipimasis nesusiejamas su ankstesne užklausa, patvirtintu darbu ar nepaaiškinta sąskaitos būsena. Administratorius nepastebi pasikartojančios problemos, o nuomininkas turi iš naujo aiškinti tą pačią situaciją.
Kaip veikia sprendimas
- Nuomininkas ir administratorius suderina įsikūrimui reikalingus darbus bei dokumentus.
- Perduodamos patalpos ir aiškiai nustatomas nebaigtų darbų tęsinys.
- Vėlesni nuomininko prašymai, paslaugos ir dokumentai susiejami su jo sutartimi bei ankstesne aptarnavimo istorija.
Pagrindinės problemos
- Neužbaigtos nuomininko aptarnavimo problemos lieka nepastebėtos
- Nuomininko įvedimas nekoordinuotas
Sprendimo funkcijos
Nuomininko atstovai
Teisės nustatomos pagal įmonę, patalpas ir atsakomybę. Techninę užklausą teikiantis darbuotojas nebūtinai mato nuomos kainą.
Įsikūrimo darbai
Šalys mato reikalingus dokumentus, darbus ir priklausomybes iki sutarto perdavimo, įskaitant nuomininko rangovų pateikimus.
Patalpų perdavimas
Perduotas plotas, dokumentai ir nebaigti darbai išsaugomi kartu su atsakingais tolesniais veiksmais.
Kasdienis aptarnavimas
Nuomininkas pateikia su konkrečia vieta susietą prašymą, mato jo eigą ir gali papildyti tą patį klausimą.
Paslaugos ir atsiskaitymo dokumentai
Sąskaitos, jų paaiškinimai bei bendrų paslaugų rezervacijos pateikiami iš atsakingų sistemų, išlaikant jų patvirtinimo būsenas.
Veiklos kontekstas
- Neužbaigtos nuomininko aptarnavimo problemos lieka nepastebėtos
- Pakartotinis nuomininko kreipimasis nesusiejamas su ankstesne užklausa, patvirtintu darbu ar nepaaiškinta sąskaitos būsena. Administratorius nepastebi pasikartojančios problemos, o nuomininkas turi iš naujo aiškinti tą pačią situaciją.
- Nuomininko įvedimas nekoordinuotas
- Nuomininko įrengimas, nuomotojo paruošimas ir reikiami patvirtinimai planuojami atskirai, neatskiriant perdavimo bei veiklos pradžios sąlygų. Tikslinė data atrodo pasiekiama, nors viena priklausomybė dar nepriimta ir nuomininkas negali pradėti sutarto naudojimo.
- Nuomininko santykis su valdytoju tęsiasi nuo įsikūrimo
- Nuomininkui svarbu laiku pradėti veiklą ir vėliau lengvai išspręsti paslaugų klausimus. Susieti įsikūrimo darbai bei aptarnavimo istorija leidžia tęsti susitarimus tarp komandų. Aiškiai užbaigiamos problemos suteikia daugiau pagrindo sklandžiam bendradarbiavimui ir būsimam nuomos pratęsimo pokalbiui.
Pagrindinės funkcijos
- Nuomininko atstovai
- Įsikūrimo darbai
- Patalpų perdavimas
- Kasdienis aptarnavimas
- Paslaugos ir atsiskaitymo dokumentai
Pagrindinės integracijos
- Paslaugų ir techninių darbų valdymas
- Užklausos priėmimas, planas ir faktinis rezultatas su reikiamu patvirtinimu.
- Nuomos bei prieigos teisių pagrindas
- Nuomininko patalpos, leistinos paslaugos ir atstovo įgaliojimai.
- Apskaitos dokumentai
- Nuomininkui skirta sąskaita, jos patvirtinta būsena ir paaiškinimo ryšys.
- Bendrų paslaugų rezervavimas
- Faktinis paslaugos ar ištekliaus prieinamumas ir patvirtinta arba atmesta rezervacija.
- Nuomos sutarčių valdymas
- Sutarta patalpa, šalių pareigos ir atskiros pradžios sąlygos.
- Įrengimo ir techninių darbų procesai
- Rangovo priimtas darbas, kliūtys ir patvirtinimas, kad patalpa ar sistema parengta naudoti.
- Prieigos bei paslaugų sistemos
- Prašymas suteikti ar pakeisti prieigą, patvirtintos naudotojo teisės ir prieigos sistemos atsakymas.
- Nuomininko pateikimo kanalas
- Dokumento, sprendimo ir perdavimo pastabos pateikimas bei atsakymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Pakartotinis nuomininko situacijos aiškinimas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuojami papildomi kontaktai bei aktyvus situacijos atkūrimo laikas panašaus tipo klausimams.
Neperduoto pasirengimo sprendimo sukeltas laukimas
6–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% laukimo dėl neperduotos informacijos ar nesuderintos atsakomybės. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 30-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuojama patvirtintai koordinavimo priežasčiai priskirta laukimo trukmė panašaus įrengimo apimties atvejams.
Neigiamų atsiliepimų apie įsikūrimo nuomojamose patalpose organizavimą dalis
5–20%Mažėja
Orientacinė prielaida: 20-40% neigiamų atsiliepimų susiję su nesuderintais nuomininko įsikūrimo darbais. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie įsikūrimo nuomojamose patalpose organizavimą skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Nuomininkas trečią kartą praneša apie tą patį gedimą, bet kiekvienas kreipimasis pradedamas be ankstesnio remonto istorijos.
- Rangovas uždarė vidinę užduotį, o portalas paskelbė klausimą išspręstu, nors reikalingas aptarnavimo patvirtinimas dar negautas.
- Visos komandos planuoja tą pačią datą, tačiau nuomininko rangovas dar negavo sąlygos pradėti savo darbą.
- Patalpos perduotos dalinai, bet administratorius negali atskirti jau pradėtų paslaugų nuo likusių nebaigtų įsipareigojimų.
Įgyvendinimo sąlygos
Nuomininkų portalui suderinami perduodami plotai, šalių įrengimo darbai ir atstovų teisės. Patalpų perdavimas, likę trūkumai ir aptarnavimo prašymai turi aiškius priėmėjus bei ryšį su nuomos sutartimi.