Banko vidaus kontrolės patikrų valdymo sistema
Banko kontrolės darbuotojai surenka patikrų dokumentus, registruoja trūkumus ir seka jų taisymą. Peržiūrint matyti, kas patikrinta ir kas dar neišspręsta.
Prie patikros rezultato trūksta naudotų taisyklių, duomenų ir sprendimo dėl nustatytų trūkumų. Komandai tenka iš naujo rinkti dokumentus ir aiškintis, ką pakeitė vėlesni pataisymai.
Kaip veikia sprendimas
- Kontrolei nustatoma paskirtis, taikoma apimtis, vykdymo šaltinis ir priėmėjas.
- Reikalingas duomenų rinkinys ar ekspertinis pateikimas gaunami su tinkama versija.
- Kontrolę atliekantis darbuotojas pateikia taikytą kriterijų, rezultatą ir nurodo, ką patikrino. Dokumentai susiejami su konkrečia patikra.
- Išimtis paskiriama pirminio proceso savininkui ir grąžinama pakartotinei patikrai.
- Priimtas įrodymas susiejamas su reikiamu pateikimu bei vėlesne korekcija.
Pagrindinės problemos
- Kontrolės ir ataskaitinio fakto pagrindas neatkuriamas
Sprendimo funkcijos
Patikrų paskyrimas
Už kontrolę atsakingi banko specialistai nurodo, ką reikia patikrinti, kokiais reikalavimais remtis ir kas atliks darbą. Vykdytojas gauna aiškią patikros užduotį.
Versija ir kriterijus
Skaitinė arba ekspertinė patikra išlaiko tuo metu naudotą taisyklę bei pakankamo įrodymo apibrėžimą.
Duomenų kilmė
Rezultatas siejamas su tinkamu laikotarpiu, pirminiu šaltiniu ir jo korekcija.
Išimties taisymas
Trūkumas turi savininką, priimtą veiksmą ir pakartotinio patikrinimo rezultatą.
Ataskaitinis panaudojimas
Tas pats įrodymas gali pagrįsti kelis pateikimus, jei tikrai tinka jų apimčiai.
Peržiūros atskyrimas
Kontrolės vykdytojo įrašas ir nepriklausomas audito vertinimas išlieka skirtingi.
Veiklos kontekstas
- Kontrolės ir ataskaitinio fakto pagrindas neatkuriamas
- Prie patikros rezultato trūksta naudotų taisyklių, duomenų ir sprendimo dėl nustatytų trūkumų. Komandai tenka iš naujo rinkti dokumentus ir aiškintis, ką pakeitė vėlesni pataisymai.
- Mažiau neaiškių patikrų perdavimo tarp komandų
- Kliento klausimą nagrinėjantis darbuotojas gali laukti kontrolės išvados, nors nežino, kokio duomens jai trūksta. Susieta patikrų istorija padeda perduoti konkretų papildymo prašymą atsakingai komandai. Klientui lengviau paaiškinti reikalingą papildymą, o bankui - tęsti paslaugą pagal patikrintą sprendimą.
Pagrindinės funkcijos
- Patikrų paskyrimas
- Versija ir kriterijus
- Duomenų kilmė
- Išimties taisymas
- Ataskaitinis panaudojimas
- Peržiūros atskyrimas
Pagrindinės integracijos
- Kontrolę vykdantys procesai
- Taikyta kontrolės taisyklė, tikrinti duomenys, rezultatas ir nustatytos išimtys.
- Pirminiai duomenų šaltiniai
- Naudotas laikotarpis, versija ir priimta korekcija.
- Ataskaitų bei dokumentų valdymas
- Išleistas rezultatas ir konkrečiam pateikimui naudotas pagrindas.
- Išimties taisymo eiga
- Atsakingas veiksmas ir pakartotinės patikros atsakymas.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Kontrolės įrodymo atkūrimo darbas
16–42%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 40-70% informacijos paieškos ir pakartotinio sutikrinimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Matuojama aktyvi reikalingo įrodymo paieška bei sutikrinimas tai pačiai kontrolės apimčiai.
Trūkumai be patvirtinto sprendimo
5–25%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 20-50% neatliktų veiksmų, kuriuos galima pastebėti pagal užduotis ir terminus. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 25-50%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Per sutartą peržiūrą skaičiuojamos spragos be priimto veiksmo ar pagrįsto tolesnio sprendimo.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Sunku atkurti, kokio laikotarpio operacijos patikrintos ir kuo pagrįsta kontrolės išvada.
- Pasikartojančios neatitiktys registruojamos ataskaitose, tačiau jų šalinimo darbai ir atsakomybės lieka neaiškūs.
Įgyvendinimo sąlygos
Kontrolės automatizavimui atsakingi specialistai patvirtina tikrinimo kriterijus, duomenų šaltinius ir reikalingus įrodymus. Apibrėžiamos išimčių peržiūros bei užbaigimo teisės, atskiriant skaitinius sutikrinimus nuo ekspertinio vertinimo.
Galima tolesnė plėtra
- Papildomos kontrolės, kiekvienai nurodant tikrinamus duomenis ir vertinimo kriterijus
- To paties tinkamo įrodymo pakartotinis panaudojimas susijusiems pateikimams