Statybos objektų tiekimo ir klientų savitarnos sistema
Klientas pateikia objekto užsakymus ir seka suplanuotus pristatymus. Pardavimo, sandėlio bei transporto komandos mato sutartus etapus, rezervacijas ir kliento pakeitimus.
Fizinis, rezervuotas, pakeliui esantis ir projektui numatytas kiekis ne visada matomas vienoje vietoje, o tiekėjo prieinamumas tikrinamas rankiniu būdu. Klientui pažadamas neįvykdomas terminas, prekės rezervuojamos pavėluotai arba užsakymas skaidomas brangiais pristatymais.
Kaip veikia sprendimas
- Patvirtinti užsakymai susiejami su objekto etapais, vietomis ir įgaliotais gavėjais.
- Atsargų šaltiniai patvirtina rezervacijas bei galimą kiekį, o neatitikimas perduodamas derinti.
- Logistika įvertina transporto ir iškrovimo sąlygas; sutartas planas pasiekia klientą bei vykdytojus.
- Sandėlio ir gavėjo faktai parodo surinktą, pristatytą bei priimtą kiekį.
- Kliento praneštas neatitikimas ar pakeitimas gauna atsakingą darbuotoją ir patvirtintą rezultatą, įskaitant reikiamą finansinį dokumentą.
Pagrindinės problemos
- Likučiai ir prieinamumas skirtingose lokacijose nėra aiškūs
- Vieno objekto pasiūlymai, užsakymai ir pristatymai nesusieti
- Pristatymas į objektą apskaičiuojamas ir derinamas atskirai
- Grąžinimai, pretenzijos ir dokumentai valdomi keliais kanalais
Sprendimo funkcijos
Objektas ir tiekimo etapas
Prie objekto galima rasti susijusias užklausas, patvirtintus pasiūlymus, užsakymus ir dokumentus.
Prieinamumas ir rezervacijos
Matomas laisvas, rezervuotas ir numatomas gauti kiekis su šaltinio patvirtinimu bei aktualumu.
Pristatymo sąlygų suderinimas
Etapo poreikis susiejamas su transporto tipu, svoriu, gabaritais, privažiavimu ir iškrovimo galimybe.
Faktinis įvykdymas
Surinkimo, išsiuntimo ir gavėjo priėmimo kiekiai sutikrinami, išlaikant neišspręstus neatitikimus.
Kliento savitarna
Įgaliotas klientas mato savo objekto būsenas bei dokumentus ir pateikia konkretų pakeitimą ar pretenziją.
Atvejo užbaigimas
Pretenzijai ar daliniam pristatymui paskiriamas atsakingas darbuotojas. Klientas mato sutartą veiksmą, jo atlikimą ir atsiskaitymo korekciją, jei ji reikalinga.
Veiklos kontekstas
- Likučiai ir prieinamumas skirtingose lokacijose nėra aiškūs
- Fizinis, rezervuotas, pakeliui esantis ir projektui numatytas kiekis ne visada matomas vienoje vietoje, o tiekėjo prieinamumas tikrinamas rankiniu būdu. Klientui pažadamas neįvykdomas terminas, prekės rezervuojamos pavėluotai arba užsakymas skaidomas brangiais pristatymais.
- Vieno objekto pasiūlymai, užsakymai ir pristatymai nesusieti
- Didelis projektas skaidomas į kelis pasiūlymus, užsakymus, sandėlius ir pristatymus, tačiau sistemoje nėra vientisos objekto struktūros bei biudžeto. Klientui ir vadybininkui sunku matyti įvykdymą, likusį biudžetą, užsakytas medžiagas, pakeitimus ir projekto pelningumą.
- Pristatymas į objektą apskaičiuojamas ir derinamas atskirai
- Transporto tipas, svoris, gabaritai, iškrovimo įranga, lokacija, laiko langas ir kelių sandėlių komplektavimas nėra įtraukti į pasiūlymo procesą. Pristatymo sąnaudos įvertinamos per vėlai, marža sumažėja, o objektas patiria vėlavimus ar neplanuotus dalinius pristatymus.
- Grąžinimai, pretenzijos ir dokumentai valdomi keliais kanalais
- Klientas techninių dokumentų, sąskaitų, pristatymo įrodymų ar grąžinimo suderinimo prašo vadybininko, o informacija perduodama tarp padalinių el. paštu. Didėja aptarnavimo darbo kiekis, ilgėja pretenzijų sprendimas ir sunku analizuoti pasikartojančias produktų ar pristatymo problemas.
- Patogus tiekėjas visam objekto darbų laikotarpiui
- Statybos klientui reikia keisti kiekius ir užsakyti pagal darbų etapus. Matomi pristatymai ir rezervacijos padeda jam planuoti brigadas bei laikymą objekte. Tiekėjas turi daugiau galimybių išlaikyti tolesnius objekto užsakymus, kai ankstesni susitarimai lengvai randami ir vykdomi patikimai.
Pagrindinės funkcijos
- Objektas ir tiekimo etapas
- Prieinamumas ir rezervacijos
- Pristatymo sąlygų suderinimas
- Faktinis įvykdymas
- Kliento savitarna
- Atvejo užbaigimas
Pagrindinės integracijos
- Įmonės išteklių planavimo sistema (ERP)
- Užsakymas, klientas, tiekėjai ir komercinės sąlygos.
- Sandėlio valdymo sistema (WMS)
- Faktiniai likučiai, rezervacijos ir komplektavimas.
- Statybinių medžiagų produktų informacijos valdymo sistema (PIM)
- Pakuotės, svoris ir gabaritai.
- Transporto valdymo sistema (TMS)
- Transporto planas, talpa ir faktinės būsenos.
- Žemėlapių / adresų paslauga
- Objekto vieta ir maršruto informacija.
- Klientų ryšių valdymo sistema (CRM)
- Klientas, objektas ir pardavimo procesas.
- Klientų aptarnavimo ir pretenzijų procesas
- Kliento pretenzija, ją vertinantis darbuotojas, atliktas prekės pakeitimas ar grąžinimas ir atsiskaitymo korekcija.
Potencialus poveikis (%)
Intervalai rodo orientacinį santykinį rodiklio pokytį pagal aprašytas prielaidas. Rezultatas priklauso nuo pradinės situacijos ir sprendimo naudojimo. Skirtingų rodiklių procentai nesudedami.
Aktyvus objekto pristatymo ir išimčių derinimo laikas
12–36%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 30-60% rankinio duomenų suvedimo ir perdavimo darbo. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 40-60%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Lyginamas koordinavimo darbas pagal panašų sandėlių, etapų ir pristatymo sąlygų sudėtingumą.
Papildomos pristatymo sąnaudos dėl neperduotų žinomų sąlygų
3–14%Mažėja
Pavyzdiniame scenarijuje paveikiama 15-35% sąnaudų nuokrypio, kurį galima paaiškinti ir valdyti aprašytomis priemonėmis. Daroma prielaida, kad ši dalis sumažėtų 20-40%. Įmonės duomenimis tikrinama ir paveikiama apimtis, ir pasiektas pokytis.
Skaičiuojamos dokumentuotos papildomos sąnaudos pagal jų priežastį, atskiriant vėlesnį kliento pakeitimą.
Neigiamų atsiliepimų apie medžiagų tiekimo objektui organizavimą dalis
4–18%Mažėja
Orientacinė prielaida: 15-35% neigiamų atsiliepimų susiję su neaiškia objekto pristatymo etapų informacija. Sprendimas galėtų sumažinti šią dalį 25-50%. Tai potencialo scenarijus; prielaidas reikia patikrinti įmonės surinktais atsiliepimais.
Įmonei pradėjus rinkti atsiliepimus, neigiami atsiliepimai apie medžiagų tiekimo objektui organizavimą skaičiuojami nuo visų šia tema gautų vertinimų. Prieš ir po diegimo taikomas tas pats vertinimo būdas ir lyginamos panašios klientų grupės. Be pradinių duomenų faktinis pokytis nenustatomas.
Pateikti sąlyginiai skaičiavimo scenarijai. Prielaidos nepatvirtintos kliento matavimais.
Kada sprendimas aktualus
- Veikla vykdoma per kelis sandėlius
- Dažni projektiniai rezervavimai
- Dideli užsakymai skaidomi etapais
- Transporto ir iškrovimo sąnaudos reikšmingos
- Klientui dažnai tikslinamas terminas po pasiūlymo
- Daug profesionalių klientų turi kelis aktyvius objektus
Įgyvendinimo sąlygos
Objektų tiekimui suderinama rezervacijų, etapų datų ir faktinio priėmimo apskaita. Sandėlių bei transporto sistemų duomenys papildomi privažiavimo ir iškrovimo sąlygomis, o klientui leidžiami pakeitimai susiejami su vykdytojo patvirtinimu.
Galima tolesnė plėtra
- Kliento pretenzijos susiejimas su atsiskaitymo korekcija
- Pasikeitusių iškrovimo sąlygų perdavimas planavimui