B2B sektoriuje sąskaitos išsiuntimas dar nereiškia, kad prasidėjo jos apmokėjimas.
Laišką gali gauti vadybininkas, projekto vadovas ar pirkimų specialistas. Tuomet sąskaita persiunčiama buhalterijai, įtraukiama į mokėjimų sąrašą ir laukia artimiausio mokėjimų ciklo.
Problema nebūtinai ta, kad klientas nenori mokėti. Dažnai pats kelias nuo sąskaitos gavimo iki apmokėjimo yra ilgas ir priklauso nuo kelių žmonių veiksmų. Klientų savitarna gali šį kelią sutrumpinti.
Sąskaita neturėtų būti tik PDF dokumentas
Įprastame procese klientas gauna laišką su prisegta sąskaita. Toliau viskas priklauso nuo to, ar gavėjas ją pastebės, persiųs tinkamam žmogui ir pateiks visą reikalingą informaciją.
Savitarnoje sąskaita tampa ne tik dokumentu, bet ir valdomo proceso dalimi.
Prisijungęs naudotojas gali matyti:
visas neapmokėtas sąskaitas
mokėjimo terminus
susijusius užsakymus ar sutartis
mokėtiną sumą
sąskaitos būseną
ankstesnius mokėjimus
aiškų kitą veiksmą
Jeigu mokėjimą galima inicijuoti tiesiai iš savitarnos, nebereikia rankiniu būdu kopijuoti gavėjo, sumos, mokėjimo paskirties ar sąskaitos numerio.
Kuo mažiau veiksmų lieka tarp sąskaitos gavimo ir apmokėjimo, tuo mažesnė tikimybė, kad ji bus atidėta vėlesniam laikui.
Toks procesas gali pastebimai pagreitinti apmokėjimą
Įvairių tyrimų ir skaitmeninių apskaitos platformų duomenimis, elektroninis sąskaitų pateikimas gali sutrumpinti jų apdorojimo laiką iki 40 proc.
Kai kartu suteikiama galimybė iš karto pereiti prie apmokėjimo, kai kuriais atvejais sąskaitos apmokamos iki dviejų kartų greičiau.
Tai nereiškia, kad vien mokėjimo mygtukas išsprendžia visus B2B mokėjimų vėlavimus. Rezultatas priklauso nuo sutarto termino, kliento vidinio proceso ir to, kas įmonėje turi teisę patvirtinti ar atlikti mokėjimą.
Tačiau aiškiai matoma sąskaita, paruošti mokėjimo duomenys, automatiniai priminimai ir galimybė iš karto atlikti veiksmą pašalina dalį nereikalingo laukimo.
Mokėjimą dažnai atlieka ne tas žmogus, kuris gauna sąskaitą
B2B aplinkoje vien mygtuko „Apmokėti“ neužtenka.
Sąskaitą gali gauti žmogus, kuris neturi teisės atlikti mokėjimo. Todėl savitarna turėtų padėti ne tik sumokėti, bet ir perduoti dokumentą tolesniam procesui.
Priklausomai nuo įmonės darbo tvarkos, galima numatyti galimybę:
priskirti sąskaitą atsakingam kolegai
perduoti ją tvirtinti
pažymėti, kad sąskaita patikrinta
matyti, kas šiuo metu atsakingas
pridėti trūkstamą pirkimo užsakymo numerį
pateikti klausimą dėl neatitikimo
gauti priminimą apie artėjantį terminą
Taip savitarna neapeina kliento buhalterijos. Ji padeda sąskaitai greičiau iki jos nukeliauti ir sumažina tikimybę, kad dokumentas pasimes tarp laiškų.
Klientas turi aiškiai matyti, ar mokėjimas jau užfiksuotas
Savitarna gali būti sujungta su sąskaitą išrašančios įmonės apskaitos ar ERP sistema, kad klientas matytų aktualią sąskaitos būseną.
Pavyzdžiui:
neapmokėta
apmokėjimo terminas artėja
pradelsta
apmokėjimas gautas
apmokėta iš dalies
Tai padeda išvengti situacijų, kai klientas jau atliko pavedimą, tačiau vis dar gauna priminimus arba nežino, ar mokėjimas buvo užskaitytas.
Jūsų pusėje būsena gali būti atnaujinama automatiškai pagal gautą mokėjimą, o savitarnoje klientas visada mato naujausią informaciją.
Taip sumažėja nereikalingų laiškų, skambučių ir rankinio tikrinimo tiek klientui, tiek sąskaitą administruojančiai komandai.
Mokėjimo mygtukas el. laiške patogus, tačiau turi ir rizikų
Galimybė pereiti prie apmokėjimo tiesiai iš laiško yra patogi ir dar labiau sutrumpina procesą.
Klientui nereikia atskirai ieškoti sąskaitos savitarnoje ar rankiniu būdu suvesti mokėjimo informacijos.
Tačiau toks sprendimas turi ir saugumo aspektą. Sukčiai gali imituoti įmonės siunčiamus laiškus, nukopijuoti jų dizainą ir pakeisti mokėjimo nuorodą ar gavėjo duomenis.
Tai nereiškia, kad mokėjimo mygtuko laiške reikėtų atsisakyti.
Svarbu, kad:
laiškai būtų siunčiami iš aiškiai atpažįstamo domeno
nuoroda vestų į patikimą įmonės ar mokėjimų partnerio aplinką
klientas galėtų tą pačią sąskaitą ir jos būseną patikrinti savitarnoje
banko rekvizitų pakeitimai nebūtų perduodami vien el. paštu
mokėjimas būtų galutinai patvirtinamas banko aplinkoje
Patogiausias sprendimas gali būti mokėjimo galimybė tiek el. laiške, tiek savitarnoje, paliekant klientui pasirinkti jam įprastesnį kelią.
Tikslas – pašalinti nereikalingą laukimą
Savitarna neturi būti naudojama spausti klientą sumokėti anksčiau, nei sutarta.
Jos paskirtis – pašalinti nereikalingą laiką tarp sąskaitos gavimo, vidinio patvirtinimo ir realaus mokėjimo.
Gerai įgyvendintas sprendimas gali:
aiškiai parodyti neapmokėtas sąskaitas
pateikti visą mokėjimui reikalingą informaciją
padėti perduoti dokumentą atsakingam žmogui
automatizuoti priminimus
suteikti patogų kelią iki mokėjimo
parodyti aktualią mokėjimo būseną
sumažinti rankinį sąskaitų administravimą
B2B sąskaitos vėluoja ne tik dėl pinigų trūkumo. Jos laukia persiuntimo, patvirtinimo, trūkstamos informacijos arba artimiausio suplanuoto mokėjimų ciklo.
Klientų savitarna šio proceso neišsprendžia vienu mygtuku. Tačiau ji gali padaryti jį trumpesnį, aiškesnį ir lengviau kontroliuojamą abiem pusėms.